Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên thường gồm những công đoạn nào? Để tổ chức thành công một buổi tiệc cuối năm chuyên nghiệp, người thực hiện cần lên kế hoạch đầy đủ và cụ thể. Trong đó không thể thiếu ý tưởng cho buổi tiệc cùng chuẩn bị tốt vị trí, địa điểm, ngân sách thế nào. Cùng Tiệc Sài Gòn tham khảo bài viết để biết thêm về ý tưởng làm tiệc cuối năm thành công nhé.
Tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp cho công ty
Đối với các doanh nghiệp, đoàn thể đang có ý định tổ chức tiệc cuối năm một cách chu đáo và chuyên nghiệp vậy thì hãy tham khảo qua gợi ý sau nhé. Tiệc Sài Gòn sẽ giới thiệu đến mọi người mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên từ A – Z.
Bước 1: Xác định rõ mục đích tổ chức tiệc tất niên là gì
Tiệc tất niên được hiểu là buổi lễ ghi nhận việc kết thúc một năm vừa qua đã đạt được những gì, cần cố gắng đạt được những gì. Đối với các công ty, đoàn thể thì mục đích tổ chức buổi tiệc cuối năm sẽ không hoàn toàn giống nhau. Đây có thể là thời điểm điểm lại những thành công gặp hái được năm vừa qua, thời điểm để tri ân toàn bộ nhân viên đã gắn bó cùng công ty hay là dịp liên hoan vui chơi cuối năm.
Công ty, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích chính của buổi tiệc tất niên mình sẽ tổ chức là gì. Qua đó mới lên phương án tổ chức phù hợp và chuyên nghiệp được.
Bước 2: Dự tính thời gian sẽ tổ chức tiệc tất niên
Mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên bao gồm những gì khác? Sau khi đã làm rõ mục đích buổi tiệc thì việc tiếp theo cần làm chính là dự tính chính xác thời gian sẽ tổ chức tiệc. Thời điểm phù hợp làm tiệc tất niên thường vào những ngày cuối năm tính theo lịch âm. Bên cạnh đó lựa chọn những ngày cuối tuần, cuối tháng sẽ tiện lợi hơn cho người tham gia buổi lễ. Việc dự tính trước thời gian làm tiệc tất niên để công ty chủ động hơn khi lên kế hoạch và đặt chỗ trước.
Xem thêm >>> Hướng dẫn cách tổ chức tiệc tân niên chuyên nghiệp
Bước 3: Lựa chọn địa điểm phù hợp để tổ chức tiệc
Như đã nhắc đến ở trên, nếu không dự tính trước thời gian địa điểm tổ chức tiệc tất niên thì đến cận kề ngày sẽ rất khó chọn được không gian ưng ý. Mọi người cần hiểu rằng, thời điểm cuối năm nhu cầu tổ chức tiệc tất niên luôn cao, việc “cháy” địa điểm là điều dễ hiểu. Nếu lên kế hoạch từ sớm và đặt địa điểm trước thì bạn sẽ có nhiều lựa chọn hơn.
Hãy lưu ý vài điều quan trọng khi chọn địa điểm làm tiệc tất niên cuối năm nhé:
- Không gian tổ chức đủ rộng với số lượng người tham gia.
- Vị trí của địa điểm tổ chức tiện dễ tìm, thuận tiện cho việc đi lại.
- Các điều kiện kèm theo như sân bãi đỗ xe…
- Địa điểm có kết hợp phục vụ đặt món không hay phải đặt thông qua đơn vị khác.
- Chi phí cho thuê không gian có phù hợp.
XEM THÊM: Kinh nghiệm tổ chức tiệc 8/3 cho cơ quan
Bước 4: Lên danh sách khách mời, người tham dự buổi tiệc
Về mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên thì ngoài những điều kể đến ở trên, mọi người cần lưu ý về số lượng người tham gia. Để chuẩn bị cho buổi tiệc tốt hơn thì việc lên danh sách khách mời và người tham dự là cần thiết. Có được số lượng càng chính xác và càng sớm thì việc dự tính các hạng mục liên quan như chi phí, địa điểm, menu món ăn, kịch bản… sẽ dễ dàng hơn.
Bên cạnh số lượng người tham gia thì công ty cũng cần xác định rõ đối tượng khách mời sẽ bao gồm những ai. Đó là ban giám đốc, điều hành công ty, toàn thể nhân viên, khách hàng và đối tác thân thiết…hay những đối tượng khác. Khi tổ chức tiệc, chúng ta cần dựa vào danh sách khách mời để lên kịch bản tiệc phù hợp hơn.
XEM THÊM: Dịch vụ đặt tiệc Buffet uy tín, chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh
XEM THÊM: Dịch vụ tiệc BBQ chuyên nghiệp, giá tốt tại Tiệc Sài Gòn
Bước 5: Lựa chọn chủ đề chính và ý tưởng cho tiệc cuối năm
Chủ đề và ý tưởng của buổi tiệc tất niên sẽ bao quát được mục đích chính khi tổ chức buổi tiệc này. Nếu để tri ân toàn bộ nhân viên thì nội dung buổi tiệc sẽ bao gồm đánh giá thành quả đạt được, vinh danh những tên tuổi xuất sắc. Ngoài ra, không thể thiếu những tiết mục vui chơi, giải trí.
Tương tự, nếu mục đích tiệc tất niên là để tổng kết cuối năm cùng sự tham gia của nhân viên và cả đối tác, khách hàng thì nội dung buổi tiệc sẽ khác. Ý tưởng buổi tiệc độc đáo sẽ tạo được dấu ấn khó quên trong lòng người tham gia.
XEM THÊM: Tìm hiểu về quy trình tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng
Bước 6: Lên kịch bản buổi tiệc rõ ràng và chi tiết
Đối với mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên thì không thể thiếu kịch bản buổi tiệc được. Và thông thường kịch bản tiệc tất niên sẽ có hai loại chính.
- Kịch bản tổng quát: bao gồm những đề mục công việc chính sẽ diễn ra trong buổi tiệc. Ví dụ như chào đón khách mời, văn nghệ mở màn, vinh danh thành viên nổi bật, vui chơi, ăn uống, tổng kết…
- Kịch bản chi tiết: bao gồm nội dung chi tiết cho từng người phụ trách từng hạng mục khác nhau. Ví dụ MC dẫn dắt chương trình sẽ có nội dung lời dẫn cụ thể, người phụ trách âm thanh ánh sáng sẽ có kịch bản kèm theo…
XEM THÊM: Mách bạn 3 thực đơn bữa tiệc liên hoan thơm ngon và hấp dẫn
XEM THÊM: DỊCH VỤ TIỆC FINGER FOOD CHUYÊN NGHIỆP
Bước 7: Dự tính ngân sách cho toàn bộ buổi tiệc
Và sau khi đã hoàn thành những bước ở trên thì cuối cùng việc cần làm chính là dự tính ngân sách cần chi. Việc tính toán ngân sách càng sát sao thì tổn thất vì các chi phí phát sinh sẽ càng ít hơn. Vì vậy việc dự tính ngân sách này cần được thực hiện bởi người đã có kinh nghiệm. Họ sẽ dự trù được nhiều trường hợp ngoài ý muốn xảy ra có thể gây phát sinh thêm phí.
Bước 8: Chuẩn bị quà tặng, trò chơi trong tiệc cuối năm
Một trong những bước không thể thiếu trong mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chính là chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho khách mời. Các công ty có thể đặt những món quà mang giá trị tinh thần hoặc vật chất tùy theo điều kiện tài chính. Có thể cân nhắc một số món quà mang ý nghĩa tinh thần như lịch bàn, bình giữ nhiệt, bút, sổ ghi chép,… Hoặc là những món quà có giá trị hơn như máy tính, điện thoại, xe máy, ô tô,… Quà tặng có thể trao cho nhân viên ưu tú, xuất sắc hoặc toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty.
Tổ chức các tiết mục văn nghệ trong tiệc tất niên
Ngoài ra để tăng không khí vui tươi, tạo ấn tượng và kỉ niệm cho nhân viên các đơn vị nên thêm một số trò chơi giải trí trong mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên. Có thể bố trí các tiết mục văn nghệ, diễn hài, diễn thời trang, nhảy,… Hoặc tổ chức các trò chơi tập thể như đoán số, bốc thăm trúng thưởng, quả xổ số,… Các trò chơi này không chỉ tạo niềm vui mà còn tăng tính đoàn kết, tinh thần tập thể giữa ban lãnh đạo, công nhân viên trong công ty.
XEM THÊM: 3+ lời dẫn chương trình tất niên mừng năm mới hay nhất
XEM THÊM: Đặt tiệc Teabreak trọn gói ở TPHCM
Lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên
Khi tổ chức tiệc tất niên, cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo sự thành công và tạo ra một buổi tiệc đáng nhớ:
- Lập kế hoạch trước: Bắt đầu lập kế hoạch sớm để có đủ thời gian chuẩn bị mọi chi tiết. Xác định ngày, giờ và địa điểm tổ chức tiệc, cũng như số lượng khách mời.
- Thiết kế chương trình: Tạo ra một chương trình hoạt động hấp dẫn và đa dạng để phục vụ các khách mời. Bao gồm các trò chơi, quizz, văn nghệ, hoặc các hoạt động giao lưu để tạo sự gắn kết và vui vẻ.
- Chọn thực đơn phù hợp: Lựa chọn thực đơn phong phú với các món ăn ngon, đa dạng và phù hợp với sở thích của đa số khách mời. Đảm bảo cân nhắc đến các lựa chọn ăn uống cho những người có nhu cầu đặc biệt như người ăn chay, người không ăn gluten, vv.
- Trang trí và không gian: Trang trí không gian tiệc tất niên với các đèn lấp lánh, bóng bay, hoa tươi và băng rôn để tạo không khí lễ hội. Đồng thời, chọn địa điểm có không gian rộng rãi và thoải mái để khách mời có thể thư giãn và giao lưu.
- Dịch vụ và phục vụ: Đảm bảo dịch vụ phục vụ chuyên nghiệp và hiệu quả, từ việc phục vụ thức ăn đến dọn dẹp và tiếp đón khách mời. Điều này giúp tạo ra một trải nghiệm tiệc tốt và góp phần vào sự thành công của buổi tiệc tất niên.
>>> Xem thêm:
Tổ chức tiệc tất niên trọn gói cùng Tiệc Sài Gòn
Qua những thông tin trên mọi người đã hiểu phần nào về mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên dành cho công ty, đoàn thể rồi. Để lên kế hoạch tiệc bàn cuối năm từ A – Z sẽ không hề dễ dàng đối với những người chưa có kinh nghiệm. Việc gây ra sai sót dù nhỏ có thể gây ảnh hưởng đến bộ mặt công ty, đoàn thể.
Đây cũng là lý do mọi người cần đến đơn vị tổ chức tiệc chuyên nghiệp như Tiệc Sài Gòn. Quý khách hàng chỉ cần nêu ý tưởng cơ bản về buổi tiệc, mọi việc còn lại đã có đội ngũ nhân viên lo. Để được tư vấn chi tiết hơn về dịch vụ đặt tiệc trọn gói, quý khách hãy liên hệ trực tiếp đến công ty nhé.
Tiệc Sài Gòn đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức tiệc tất niên, tiệc cưới, tiệc sinh nhật,… Đơn vị của chúng tôi hân hạnh mang đến mẫu kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chuyên nghiệp cùng trải nghiệm hoàn hảo nhất đến khách hàng. Tiệc Sài Gòn cam kết mang đến chất lượng dịch vụ tốt nhất cùng mức giá thành phải chăng nhất đến khách hàng. Mọi thông tin vui lòng liên hệ đến hotline: 093.777.6127 – 0936.1111.40 – 0901445723 để được tư vấn và hỗ trợ.
