Mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên mới nhất

Mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên là tài liệu giúp doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ thống nhất rõ phạm vi công việc, thực đơn, số lượng khách, thời gian phục vụ, giá trị hợp đồng, phương thức thanh toán, chính sách phát sinh và trách nhiệm của từng bên. Với một chương trình cuối năm có nhiều hạng mục như ẩm thực, nhân sự phục vụ, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí, MC hoặc văn nghệ, hợp đồng càng rõ thì buổi tiệc càng dễ vận hành đúng kế hoạch.

Với kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình cuối năm cho doanh nghiệp, Tiệc Sài Gòn luôn khuyến nghị khách hàng không chỉ xem hợp đồng như một thủ tục ký kết. Đây là bản “timeline pháp lý” của cả sự kiện: bên đặt tiệc biết mình cần cung cấp gì, bên phục vụ biết phải chuẩn bị gì, và hai bên có cơ sở để xử lý nếu phát sinh thay đổi về số khách, địa điểm, giờ phục vụ hoặc hạng mục trang trí.

Mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên dùng khi nào?

Doanh nghiệp nên dùng hợp đồng tổ chức tiệc tất niên khi thuê đơn vị bên ngoài chuẩn bị toàn bộ hoặc một phần chương trình cuối năm. Trường hợp chỉ đặt vài mâm cơm thân mật, hai bên có thể xác nhận bằng báo giá và phiếu đặt cọc. Nhưng khi sự kiện có số lượng khách lớn, phục vụ tại văn phòng, nhà máy, hội trường, nhà hàng hoặc không gian ngoài trời, hợp đồng đầy đủ sẽ giúp kiểm soát rủi ro tốt hơn.

Hợp đồng đặc biệt cần thiết với các chương trình có nhiều đầu việc: tiệc Buffet, tiệc bàn, Tea Break đón khách, sân khấu tổng kết, bốc thăm may mắn, vinh danh nhân viên, phục vụ đồ uống, setup backdrop, âm thanh ánh sáng hoặc thuê thêm nhân sự lễ tân. Nếu không ghi rõ từ đầu, những chi tiết tưởng nhỏ như giờ có mặt của nhân sự, số lượng bàn ghế, khu vực rửa dụng cụ, phí ngoài giờ hoặc số khách tăng thêm đều có thể gây lúng túng vào ngày diễn ra tiệc.

Bảng hạng mục chi phí nên ghi rõ trong hợp đồng

Với tiệc tất niên, giá trị hợp đồng không nên ghi chung một dòng “chi phí tổ chức tiệc”. Bảng chi phí càng tách bạch, doanh nghiệp càng dễ so sánh báo giá, kiểm soát ngân sách và nghiệm thu sau chương trình. Các mức chi dưới đây là khung hạng mục tham khảo; chi phí thực tế phụ thuộc số khách, thực đơn, địa điểm, thời gian phục vụ, thiết bị, nhân sự, trang trí và yêu cầu phát sinh.

Mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên tham khảo

Phần dưới đây là mẫu hợp đồng tham khảo để doanh nghiệp hình dung bố cục. Khi áp dụng thực tế, các thông tin về pháp nhân, giá trị hợp đồng, thuế, hóa đơn, điều kiện hủy tiệc, chính sách bảo mật và trách nhiệm bồi thường cần được điền theo đúng hồ sơ của hai bên. Với chương trình có giá trị lớn, doanh nghiệp nên để bộ phận pháp chế hoặc người phụ trách hợp đồng rà soát trước khi ký.

Bên A: Đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH [Tên doanh nghiệp cung cấp dịch vụ].
• Đại diện: [Họ tên] – Chức vụ: [Chức vụ].
• Địa chỉ: [Địa chỉ đăng ký hoặc văn phòng giao dịch].
• Mã số thuế: [Mã số thuế].
• Điện thoại/email: [Số điện thoại] – [Email].
• Tài khoản thanh toán: [Tên ngân hàng, số tài khoản, chủ tài khoản].

Bên B: Đơn vị đặt tiệc tất niên

• Tên công ty/cá nhân: [Tên đơn vị đặt tiệc].
• Đại diện: [Họ tên người đại diện hoặc người phụ trách sự kiện].
• Địa chỉ liên hệ: [Địa chỉ].
• Mã số thuế: [Nếu có].
• Điện thoại/email: [Thông tin liên hệ].
• Người phối hợp tại sự kiện: [Họ tên, số điện thoại].

Điều 1. Nội dung dịch vụ

Bên A đồng ý cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc tất niên cho Bên B theo các thông tin chính sau:

1. Tên sự kiện: Tiệc tất niên [Tên công ty] năm [Năm].
2. Thời gian tổ chức: Từ [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc], ngày [ngày/tháng/năm].
3. Địa điểm tổ chức: [Địa chỉ đầy đủ, tầng/sảnh/khu vực setup].
4. Số lượng khách dự kiến: [Số lượng] khách; số lượng chốt cuối trước ngày tiệc là [mốc thời gian].
5. Hình thức phục vụ: Buffet, tiệc bàn, Tea Break, Finger Food, Cocktail hoặc hình thức kết hợp.
6. Phạm vi công việc: Tư vấn menu, chuẩn bị món ăn, vận chuyển, setup, phục vụ, thu dọn và bàn giao mặt bằng.

Điều 2. Thực đơn, thiết bị và phụ lục kèm theo

Thực đơn, thiết bị, nhân sự, sơ đồ setup, concept trang trí và các hạng mục bổ sung được ghi tại phụ lục kèm theo hợp đồng. Phụ lục là một phần không tách rời của hợp đồng. Nếu có thay đổi về số khách, thực đơn hoặc không gian setup, hai bên cần xác nhận bằng văn bản, email, tin nhắn công việc hoặc phụ lục bổ sung trước thời điểm thực hiện.

Điều 3. Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán

Tổng giá trị hợp đồng là [số tiền] VNĐ, bằng chữ [số tiền bằng chữ]. Giá trị này đã bao gồm hoặc chưa bao gồm thuế VAT theo thỏa thuận của hai bên. Tiến độ thanh toán có thể chia thành các đợt:

• Đợt 1: Đặt cọc giữ lịch và chuẩn bị dịch vụ sau khi ký hợp đồng.
• Đợt 2: Thanh toán phần còn lại trước ngày tiệc hoặc ngay sau khi hoàn tất setup, tùy thỏa thuận.
• Đợt 3: Quyết toán các chi phí phát sinh hợp lệ sau khi sự kiện kết thúc, nếu có.

Điều 4. Quyền và nghĩa vụ của Bên A

• Cung cấp dịch vụ đúng phạm vi đã thỏa thuận, đúng thời gian, đúng số lượng và đúng tiêu chuẩn vệ sinh.
• Chuẩn bị nhân sự, món ăn, dụng cụ, thiết bị, phương tiện vận chuyển và phương án setup phù hợp với địa điểm tổ chức.
• Thông báo kịp thời cho Bên B nếu phát sinh yếu tố có thể ảnh hưởng đến thời gian hoặc chất lượng phục vụ.
• Bảo mật thông tin chương trình, thông tin khách hàng và các dữ liệu nội bộ được Bên B cung cấp cho mục đích tổ chức sự kiện.

Điều 5. Quyền và nghĩa vụ của Bên B

• Cung cấp thông tin chính xác về thời gian, địa điểm, số lượng khách, yêu cầu menu, yêu cầu thiết bị và người phối hợp tại hiện trường.
• Thanh toán đúng thời hạn theo hợp đồng và phụ lục đã ký.
• Hỗ trợ Bên A trong việc ra vào địa điểm, gửi xe, sử dụng thang hàng, nguồn điện, nước, khu vực chuẩn bị và thời gian được phép setup.
• Xác nhận kịp thời các thay đổi về số khách, lịch trình, chương trình sân khấu hoặc hạng mục phát sinh.

Điều 6. Thay đổi, hủy tiệc và chi phí phát sinh

Trường hợp Bên B thay đổi ngày giờ, địa điểm, số lượng khách hoặc hủy tiệc, hai bên căn cứ vào thời điểm thông báo và các chi phí Bên A đã thực hiện để thống nhất phương án xử lý. Với các hạng mục đã sản xuất riêng như backdrop, hoa tươi, quà tặng, nguyên liệu đặc thù hoặc thuê thiết bị bên thứ ba, chi phí thực tế cần được ghi nhận rõ để tránh tranh chấp.

Điều 7. Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Sau khi sự kiện kết thúc, hai bên kiểm tra các hạng mục đã thực hiện: menu, số khách, thời gian phục vụ, thiết bị, nhân sự, thu dọn và các phát sinh nếu có. Biên bản nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành dịch vụ là căn cứ để thanh toán, xuất hóa đơn và thanh lý hợp đồng.

Điều 8. Giải quyết tranh chấp

Mọi vướng mắc phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng thiện chí. Trường hợp không thể thống nhất, tranh chấp sẽ được giải quyết theo quy định pháp luật Việt Nam tại cơ quan có thẩm quyền được hai bên thỏa thuận trong hợp đồng.

Ý nghĩa của hợp đồng tổ chức tiệc tất niên

Hợp đồng tổ chức tiệc tất niên giúp biến những trao đổi miệng thành cam kết cụ thể. Thay vì chỉ nói “phục vụ buffet cho 200 khách”, hợp đồng cần thể hiện rõ 200 khách dùng bao nhiêu món, bàn line dài bao nhiêu, nhân sự phục vụ gồm những ai, giờ setup là mấy giờ, khi khách tăng lên 230 người thì tính phát sinh thế nào. Càng cụ thể, ngày diễn ra tiệc càng ít rủi ro.

Với doanh nghiệp, hợp đồng còn là căn cứ để trình duyệt ngân sách nội bộ, đối chiếu báo giá, thanh toán, nghiệm thu và lưu hồ sơ kế toán. Với đơn vị phục vụ, hợp đồng là cơ sở để đặt nguyên liệu, bố trí bếp, điều phối nhân sự, giữ lịch xe vận chuyển và chuẩn bị đúng concept mà khách hàng đã chọn.

“Một buổi tiệc tất niên thành công không chỉ nằm ở món ăn ngon hay sân khấu đẹp. Thành công bắt đầu từ một bản thỏa thuận rõ ràng, nơi mọi chi tiết quan trọng đều được nói trước, ghi đúng và cùng chịu trách nhiệm.”

CEO Đặng Kim Sơn

Mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên gồm những mục chính nào?

Mỗi chương trình sẽ có yêu cầu riêng, nhưng một hợp đồng tiệc tất niên chuyên nghiệp thường cần các nhóm nội dung dưới đây.

Thông tin các bên

Phần này cần ghi đúng tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, chức vụ, số điện thoại, email và thông tin thanh toán. Với doanh nghiệp, nên phân biệt rõ người đại diện ký hợp đồng và người phụ trách phối hợp sự kiện tại hiện trường. Trong nhiều chương trình, người ký là giám đốc hoặc trưởng phòng hành chính, nhưng người xử lý trực tiếp lại là nhân sự truyền thông, nhân sự công đoàn hoặc bộ phận mua hàng.

Nội dung công việc

Nội dung công việc không nên viết chung chung là “tổ chức tiệc tất niên trọn gói”. Cần ghi rõ hình thức tiệc, thời gian phục vụ, số khách, khu vực setup, menu, số lượng bàn ghế, dụng cụ, nhân sự, thiết bị, trang trí, quy trình thu dọn và bàn giao. Nếu chương trình có phần sự kiện như trao giải, vinh danh, mini game, văn nghệ hoặc bốc thăm trúng thưởng, các hạng mục liên quan đến sân khấu và kỹ thuật cũng nên tách thành phụ lục riêng.

Điều kiện tiến hành

Đây là phần thường bị bỏ sót. Một bữa tiệc cuối năm có thể diễn ra tại văn phòng, nhà xưởng, bãi xe, sân thượng, hội trường, khuôn viên resort hoặc nhà hàng. Mỗi nơi có điều kiện khác nhau về nguồn điện, thang máy, thang hàng, khu vực bếp tạm, giờ được phép vận chuyển, khu vực đậu xe và quy định phòng cháy chữa cháy. Hợp đồng nên ghi rõ trách nhiệm chuẩn bị mặt bằng thuộc về bên nào và thời điểm bàn giao mặt bằng cho đội setup.

Giá trị hợp đồng

Giá trị hợp đồng cần thể hiện rõ tổng chi phí, thuế VAT, chi phí vận chuyển, phí ngoài giờ, phí phát sinh khách tăng thêm, chi phí thay đổi menu và các khoản đặt cọc. Với tiệc tất niên, doanh nghiệp nên yêu cầu báo giá chi tiết theo hạng mục để dễ kiểm tra: suất ăn, đồ uống, dụng cụ, nhân sự, setup, trang trí, thiết bị và chi phí địa điểm nếu có.

Quyền và nghĩa vụ của các bên

Quyền và nghĩa vụ là phần giúp hai bên hiểu chính xác mình phải làm gì. Bên cung cấp dịch vụ cần đảm bảo món ăn, nhân sự, dụng cụ, thời gian setup và tiêu chuẩn phục vụ. Bên đặt tiệc cần thanh toán đúng hạn, cung cấp thông tin đúng, hỗ trợ mặt bằng và xác nhận thay đổi kịp thời. Khi trách nhiệm được ghi rõ, những phát sinh như thiếu ổ cắm điện, thay đổi số khách, đổi giờ đón khách hoặc yêu cầu thêm bàn tiệc sẽ dễ xử lý hơn.

Cam kết bảo mật

Tiệc tất niên thường có thông tin nội bộ như danh sách khách mời, nội dung vinh danh, kịch bản chương trình, video tổng kết, ngân sách, hình ảnh thương hiệu hoặc thông tin nhân sự. Nếu doanh nghiệp yêu cầu bảo mật, hợp đồng nên có điều khoản về phạm vi sử dụng dữ liệu, người được tiếp cận thông tin và cách xử lý hình ảnh sau sự kiện. Điều này đặc biệt quan trọng với công ty có khách mời đối tác, lãnh đạo cấp cao hoặc chương trình chưa công bố truyền thông.

Các trường hợp phát sinh

Hợp đồng cần dự liệu các tình huống có thể xảy ra: tăng giảm số khách, đổi giờ phục vụ, kéo dài chương trình, đổi địa điểm, mưa gió khi tổ chức ngoài trời, thay đổi menu sát ngày, hủy tiệc hoặc phát sinh thiệt hại dụng cụ. Không phải để làm hợp đồng nặng nề, mà để khi sự kiện có biến động, hai bên có căn cứ xử lý nhanh, tránh ảnh hưởng không khí cuối năm.

Hiệu lực hợp đồng và phụ lục

Phần cuối hợp đồng cần ghi rõ ngày có hiệu lực, số bản, giá trị pháp lý của phụ lục và điều kiện thanh lý. Mọi phụ lục như menu, sơ đồ setup, kịch bản, bảng thiết bị, hình ảnh trang trí, báo giá chi tiết và biên bản nghiệm thu nên được đánh số để dễ đối chiếu.

Căn cứ pháp lý nên tham khảo khi soạn hợp đồng tiệc tất niên

Hợp đồng tổ chức tiệc tất niên là hợp đồng dịch vụ, có thể liên quan đến thương mại, an toàn thực phẩm, xuất hóa đơn, bảo mật dữ liệu và trách nhiệm bồi thường. Khi soạn mẫu hợp đồng, doanh nghiệp nên tham khảo các văn bản pháp luật hiện hành như Bộ luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật An toàn thực phẩm và các nghị định hướng dẫn liên quan. Nội dung hợp đồng nên phù hợp với quy mô chương trình, không nên sao chép máy móc một mẫu quá chung cho mọi sự kiện.

Các phụ lục nên kèm theo hợp đồng tổ chức tiệc tất niên

Hợp đồng chính chỉ nên ghi những điều khoản nền tảng. Các chi tiết dễ thay đổi hoặc cần mô tả nhiều nên chuyển thành phụ lục để thuận tiện điều chỉnh.

Mốc thanh toán và đặt cọc nên ghi thế nào?

Không có một tỷ lệ đặt cọc cố định phù hợp cho mọi tiệc tất niên. Tỷ lệ đặt cọc nên dựa vào quy mô, thời điểm tổ chức, mức độ sản xuất riêng và chi phí chuẩn bị ban đầu. Với chương trình có nhiều hạng mục cần đặt trước như địa điểm, thiết bị, hoa tươi, backdrop, màn hình, nhân sự sự kiện hoặc nguyên liệu đặc biệt, hợp đồng nên ghi rõ số tiền đặt cọc, thời hạn thanh toán và phần chi phí không hoàn lại nếu hủy sát ngày.

Checklist trước khi ký hợp đồng tiệc tất niên

• Đã kiểm tra đúng tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ và người đại diện của hai bên.
• Đã chốt số khách dự kiến, số khách tối thiểu, thời hạn chốt số khách cuối cùng.
• Đã có menu chi tiết, hình thức phục vụ và danh sách đồ uống.
• Đã ghi rõ giờ đội setup được vào địa điểm và giờ phải hoàn tất bàn tiệc.
• Đã xác định khu vực bếp tạm, thang hàng, điện, nước, khu đậu xe và lối vận chuyển.
• Đã có phụ lục trang trí, hình ảnh tham khảo và kích thước backdrop nếu có.
• Đã tách rõ chi phí ẩm thực, nhân sự, thiết bị, trang trí, vận chuyển và VAT.
• Đã ghi chính sách tăng/giảm khách, đổi lịch, hủy tiệc, mưa gió và phí ngoài giờ.
• Đã thống nhất người nghiệm thu tại hiện trường và hình thức xác nhận hoàn thành dịch vụ.

Những lỗi thường gặp khi dùng mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên

Quy trình đặt tiệc tất niên có hợp đồng tại Tiệc Sài Gòn

Khi doanh nghiệp cần một chương trình cuối năm rõ ràng từ báo giá đến nghiệm thu, Tiệc Sài Gòn thường triển khai theo quy trình sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu: Ghi nhận số khách, thời gian, địa điểm, ngân sách, phong cách tiệc và các hạng mục sự kiện đi kèm.
2. Tư vấn phương án: Đề xuất hình thức phục vụ phù hợp như tiệc Tea Break đón khách, buffet giao lưu, tiệc bàn trang trọng hoặc cocktail nhẹ trước chương trình.
3. Lập báo giá: Tách hạng mục ẩm thực, nhân sự, dụng cụ, vận chuyển, trang trí, thiết bị và điều kiện phát sinh.
4. Chốt hợp đồng: Hai bên thống nhất menu, phụ lục, tiến độ thanh toán, ngày setup, người phối hợp và điều kiện nghiệm thu.
5. Chuẩn bị trước tiệc: Đặt nguyên liệu, điều phối bếp, chuẩn bị dụng cụ, kiểm tra tuyến vận chuyển và rà lại timeline với khách hàng.
6. Thực hiện và bàn giao: Setup đúng giờ, phục vụ theo chương trình, thu dọn sạch sẽ, nghiệm thu và quyết toán sau tiệc.

Câu hỏi thường gặp về mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên

Liên hệ Tiệc Sài Gòn để được tư vấn hợp đồng và phương án tiệc tất niên

Tài liệu tham khảo

Kết luận

Mẫu hợp đồng tổ chức tiệc tất niên không chỉ là văn bản ghi nhận chi phí. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ chương trình cuối năm: từ thực đơn, số khách, nhân sự, thiết bị, trang trí, thời gian setup đến chính sách phát sinh và nghiệm thu. Một bản hợp đồng rõ ràng sẽ giúp hai bên phối hợp nhẹ nhàng hơn, hạn chế hiểu lầm và giữ trọn tinh thần vui vẻ của buổi tổng kết.