Để tổ chức một sự kiện bất kỳ, bạn sẽ cần xin giấy phép tổ chức sự kiện từ các cơ quan có thẩm quyền. Việc đồng ý sẽ được thể hiện bằng giấy phép tổ chức sự kiện hợp lệ. Vậy làm sao để có được giấy phép này? Đọc ngay bài viết dưới đây của Tiệc Sài Gòn để được hướng dẫn chi tiết trong việc cấp phép nhé.
Sự kiện nào cần xin giấy phép tổ chức sự kiện?
Hiện tại, mọi sự kiện của các doanh nghiệp tổ chức đều cần đến giấy phép từ những cơ quan ban ngành. Nổi bật có thể kể đến các sự kiện sau:
- Họp báo ra mắt sản phẩm
- Lễ hội
- Triển lãm
- Chay Roadshow
- Trình diễn thời trang
- Biểu diễn nghệ thuật
- Các cuộc thi về sắc đẹp
Chỉ những sự kiện nhỏ, mang tính chất cá nhân như sinh nhật, liên hoan, đám cưới, kỷ niệm cá nhân, 2 người… là không phải xin giấy phép.
>> Hướng dẫn cách lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện đơn giản nhất.
Hồ sơ cần thiết để xin giấy phép tổ chức sự kiện
Để xin được giấy phép hợp lệ, bạn sẽ cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm những giấy tờ sau:
- Đơn xin tổ chức sự kiện theo mẫu
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó và đơn vị tổ chức sự kiện hợp tác
- Hợp đồng cùng với giấy ủy quyền của doanh nghiệp dành cho đơn vị tổ chức sự kiện này
- Kịch bản nội dung sự kiện đã được 2 bên thông qua, có đóng dấu của doanh nghiệp
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện đã được sao thành 4 bản để:
- 1 bản nộp lên Sở văn hóa Thể thao và Du lịch
- 1 bản nộp lên cục tác quyền
- 1 bản nộp cho bên thuê địa điểm giữ
- 1 bản do doanh nghiệp tổ chức sự kiện giữ
>> Tổ chức sự kiện cần những gì? Làm gì để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất.
Trình tự làm thủ tục xin giấy phép tổ chức sự kiện
Nộp hồ sơ
Hồ sơ sau khi hoàn thiện sẽ được nộp đến các cơ quan sau:
- Sở văn hóa và Du lịch
- Cục nghệ thuật biểu diễn
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Tùy vào đặc điểm của sự kiện, bạn phải xác định cơ quan quản lý, chịu trách nhiệm và nộp hồ sơ lên cơ quan phù hợp. Điều này sẽ do doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện nắm giữ và nộp đơn.
>>> Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đơn giản và có tính ứng dụng cao.
Thời hạn nộp hồ sơ và giải quyết
Thời gian tốt nhất để nộp hồ sơ là khoảng 10 ngày trước khi diễn ra sự kiện. Đối với những chương trình thời trang, hồ sơ bản thảo cần duyệt trước 30 ngày diễn ra sự kiện trình diễn đó.
Tùy sự kiện, bạn nên thảo luận chi tiết với bên tổ chức. Từ đó, nộp hồ sơ đúng thời hạn để tránh làm trễ nải công việc nhé.
Sau khi nhận hồ sơ từ bên có nhu cầu, cơ quan có thẩm quyền phải tiến hành thẩm định, duyệt hồ sơ trước ngày công diễn. Trong trường hợp hồ sơ không đạt tiêu chuẩn, cần nêu rõ lý do, hướng dẫn bổ sung để bên nộp hồ sơ hoàn thiện nhanh nhất có thể.
>>> Những mẫu thư mời hội thảo đẹp, chuyên nghiệp cho công ty của bạn.
Có thể tự xin giấy phép tổ chức sự kiện được không?
Hiện tại, có rất nhiều cơ quan, công ty tự xin giấy phép tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, điều này chỉ phù hợp với những sự kiện nhỏ, không có nhiều người tham dự, quy mô ở mức phải chăng.
Trong trường hợp muốn tổ chức một sự kiện lớn, bạn nên làm việc với đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ có thể tính toán, dự trù chi tiết các hạng mục, chi phí. Đồng thời hoàn thiện hồ sơ và xin giấy phép tổ chức nhanh nhất trong thời gian cho phép.
Hiện tại, có rất nhiều cơ quan chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Bạn nên làm việc với những cơ quan đó nhé.
>>> Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết dành cho doanh nghiệp của bạn.
Lời khuyên dành cho bạn
Có thể thấy, việc tổ chức một sự kiện với doanh nghiệp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Không chỉ đơn giản là giới thiệu sản phẩm, tri ân khách hàng, nó còn là một chương trình truyền thông, giới thiệu nhãn hàng với nhiều tham vọng hơn của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, bạn nên dành thời gian để chăm chút các sự kiện. Một lời khuyên nhỏ là trong các sự kiện như giới thiệu sản phẩm hay sinh nhật nhãn hàng, bạn nên kết hợp với một bữa tiệc nhỏ. Hoặc đơn giản hơn là tổ chức khu tiệc buffet, tiệc cocktail, tea break box đều được.
Những khoảng thời gian ăn uống nhẹ nhàng sẽ là lúc mọi người có thể trò chuyện cùng nhau. Nhân viên sự kiện cũng có thể tiếp cận những khách hàng tiềm năng để truyền thông, giới thiệu sản phẩm một cách hiệu quả nhất đấy.
Lời kết
Như vậy, Tiệc Sài Gòn đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về cách xin giấy phép tổ chức sự kiện. Nếu bạn có nhu cầu đặt tiệc, tổ chức sự kiện, xây dựng chương trình, đừng quên liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé.
