Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn chỉ ra đầy đủ các khoản kinh phí cần thiết. Từ đó, tính toán và chuẩn bị tiền cho từng hạng mục sự kiện công ty sẽ tổ chức. Nhưng làm sao để thành lập được một bảng chi tiết, phù hợp? Đọc ngay bài viết này của Tiệc Sài Gòn để được hướng dẫn chi tiết nhất nhé.

Vai trò của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Việc tính toán kinh phí tổ chức sự kiện có ý nghĩa rất lớn
Việc tính toán kinh phí tổ chức sự kiện có ý nghĩa rất lớn

Bảng tính này sẽ dự trù, ước tính chi phí tổ chức cho từng công việc trong sự kiện. Nhờ bảng này, bạn tổ chức có thể tính toán, dự trù và chuẩn bị trước những khoản chi cần thiết cho chương trình. Điều này nhằm đảm bảo triển khai sự kiện tốt, không bị thiếu hụt kinh phí.

Trong bảng dự trù kinh phí cần thể hiện được kinh phí dạng thống kê. TRong đó liệt kê rõ ràng số lượng hàng hóa, hạng mục công việc, thông tin về các sản phẩm, số lượng, đơn giả, thành tiền… Từ đó, đảm bảo việc tính toán chi phí được chính xác nhất.

Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đơn giản nhất

Dưới đây, Tiệc Sài Gòn sẽ giới thiệu với bạn một mẫu dự trù kinh phí. Đây là bảng dự trù, chuẩn bị kinh phí để tổ chức sự kiện đơn giản cho một câu lạc bộ trong trường đại học.

Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đơn giản
Một bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đơn giản

Có thể thấy rằng, trong bảng thể hiện rõ những dụng cụ, đạo cụ, hạng mục cần thiết với số lượng bao nhiêu, đơn giá bao nhiêu… Từ đó, ban hậu cần phụ trách công tác chuẩn bị có thể dễ dàng lựa chọn được các thiết bị phù hợp. Đồng thời chuẩn bị kinh phí đầy đủ cho các công tác của mình.

Trong khi làm bảng dự trù này, bạn có thể thấy rằng có một mục là rủi ro phát sinh. Đây là mục cần thiết để tính toán thêm một khoản chi phí dự phòng. Từ đó, phục vụ cho các công việc không may phát sinh hoặc trường hợp chi quá mức. Điều này là cần thiết trong bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào.

Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

>>> Tổ chức sự kiện cần những gì? Cần chú ý điều gì?

Hướng dẫn quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Giai đoạn 1

Đầu tiên, bạn phải nghiên cứu và nắm bắt kế hoạch chi tiết của việc tổ chức sự kiện là gì. Bất kể sự kiện lớn hay nhỏ đều cần có ý tưởng chi tiết để tổ chức. Khi nắm rõ được điều này, quy mô tổ chức mong muốn, bạn có thể thuận lợi hơn trong việc thành lập bảng dự trù kinh phí.

Quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Giai đoạn 2

Đây là lúc bạn cần ngồi lại, tổng hợp và liệt kê đầy đủ các thứ cần chi tiêu, các hạng mục cần thiết trong sự kiện. Cần vạch rõ các hạng mục sau đây:

  • Dịch vụ hàng hóa
  • Các loại thiết bị, phụ kiện
  • Các hạng mục cần chi
  • Thiết bị, ấn phẩm dùng cho sự kiện
  • Quà tặng
  • Chi phí đỗ xe
  • Sân khấu
  • Truyền thông…

Tất cả đều phải vạch thật chi tiết số lượng, chủng loại, đơn giá. Việc dự trù kinh phí sẽ không chính xác tuyệt đối, nhưng cần có độ gần với giá thực tế. Từ đó, dễ dàng dự toán và chuẩn bị tài chính tốt nhất cho sự kiện này.

>>> Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đơn giản, có tính ứng dụng cao.

Giai đoạn 3

Hãy dành thời gian tính toán để thành lập một bảng dự trù chi tiết nhé
Hãy dành thời gian tính toán để thành lập một bảng dự trù chi tiết nhé

Hãy ngồi lại và lên danh sách các khoản kinh phí cần dự trù khi có rủi ro phát sinh. Càng nhiều hạng mục cần thực hiện thì số rủi ro cũng tăng lên. Và tất nhiên, chi phí dự phòng lúc này cũng tăng lên.

Dưới đây là một vài rủi ro cơ bản giúp bạn hiểu hơn vì sao cần khoản dự trù này:

  • Nếu tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần chuẩn bị thêm chi phí phông bạt, bàn ghế để tránh những vấn đề không may như mưa bão, gió lớn làm hỏng những thứ đã chuẩn bị.
  • Chuẩn bị chi phí phòng ngừa giá thuê thiết bị, thuê đơn vị tổ chức sự kiện tăng giá trong các mùa sự kiện.

XEM THÊM: Gợi ý 7 địa điểm cho thuê hồ bơi tổ chức tiệc tại TPHCM

XEM THÊM: Có nên thuê villa tổ chức tiệc không và nên tổ chức thế nào?

Giai đoạn 4 lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Lúc này, bạn cần tính tổng khoản kinh phí dự trù bao nhiêu. Lập thành bảng biểu rõ ràng để mọi người có thể hiểu được ngay cả những người không chuyên trong lĩnh vực này. Cách đơn giản nhất chính là lập bảng biểu dạng như mẫu ở mục 2.

Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

XEM THÊM: Dịch vụ đặt tiệc Buffet uy tín, chuyên nghiệp tại Hồ Chí Minh

XEM THÊM: Dịch vụ đặt tiệc cocktail trọn gói tại TPHCM

Lưu ý quan trọng khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện

Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong quá trình dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.

  • Người chịu trách nhiệm lập bảng phải là người nghiên cứu, có hiểu biết rõ ràng về kế hoạch tổ chức sự kiện.
  • Cần nắm rõ tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù chi phí trước khi bắt tay vào việc này
  • Người chịu trách nhiệm dự trù chi phí cần hiểu được ý nghĩa, mục đích của việc này là gì
  • Nên có 1 nhóm hỗ trợ thành lập bảng dự trù kinh phí. Không để một cá nhân duy nhất chịu trách nhiệm về việc này.
Việc này nên được đảm nhận bởi những người có kinh nghiệm
Việc này nên được đảm nhận bởi những người có kinh nghiệm

Menu các món ăn trong sự kiện

Một trong những yếu tố không thể thiếu trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chính là menu các món ăn. Các đơn vị cần xác định thực đơn món ăn sẽ bao gồm các món ăn nhẹ, trà bánh hay các món mặn. Thông thường tại các sự kiện menu trà, nước trái cây, trái cây tươi, bánh ngọt sẽ được ưu tiên hơn. Trà bánh sẽ được đặt trực tiếp trên bàn khách mời. Hoặc đặt tập trung dạng buffet để khách hàng lựa chọn và thưởng thức.

Cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Thực đơn tiệc trà thơm ngon, dễ chuẩn bị

Các đơn vị nên lựa chọn menu trà bánh đa dạng với các món trái cây tươi, bánh ngọt, bánh quy, trà, nước hoa quả, nước uống đóng chai,… Điều này sẽ đáp ứng được nhu cầu và khẩu vị của nhiều đối tượng khách hàng tham gia dự sự kiện. Bên cạnh đó nên cân nhắc menu món ăn dành cho người ăn chay, người ăn kiêng, người bị bệnh tiểu đường.

Tiệc Sài Gòn – Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Tiệc Sài Gòn chuyên tổ chức sự kiện, tiệc cưới hàng đầu tại TP.HCM với nhiều gói dịch vụ hấp dẫn, chi phí hợp lý. Tiệc Sài Gòn cung cấp đa dạng các loại hình dịch vụ. Mỗi loại hình sự kiện đều được chúng tôi:

Tiệc Sài Gòn - Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tiệc Sài Gòn – Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
  • Tư vấn chọn sảnh tiệc có thiết kế và sức chứa phù hợp với quy mô sự kiện. Đi kèm là hệ thống âm thanh, ánh sáng và tiện ích đa năng.
  • Tư vấn hoạch định và triển khai setup cho mọi loại sự kiện: Gala Dinner, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ ký kết hợp tác,…
  • Trang trí bàn tiệc theo yêu cầu. Bố trí hoa tươi ở bàn tiếp tân
  • Trải nghiệm ẩm thực cấp cao được bài trí với nhiều hình thức: set-menu, buffet, teabreak, cocktail, private dining, finger food.
  • Cung cấp đội múa khai mạc, ban nhạc đón khách, người dẫn chương trình với mức phí hợp lý.

Như vậy, bạn đã có được những thông tin cần thiết về cách lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Nếu bạn muốn tổ chức sự kiện kết hợp với tiệc BBQ, tiệc cocktail, tiệc finger food… hãy liên hệ ngay với Tiệc Sài Gòn để được tư vấn nhé.