Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần có các hạng mục chính như địa điểm, âm thanh ánh sáng, sân khấu, trang trí, nhân sự, thực đơn, truyền thông, quà tặng, in ấn, vận chuyển, giấy phép nếu có và chi phí dự phòng. Mỗi hạng mục nên có số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, ghi chú và người phụ trách.
Một bảng dự trù tốt giúp ban tổ chức kiểm soát ngân sách, tránh thiếu tiền giữa chừng, hạn chế phát sinh và dễ báo cáo với doanh nghiệp, câu lạc bộ hoặc đơn vị tài trợ.
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp bạn liệt kê đầy đủ các khoản cần chi trước khi chương trình diễn ra. Từ đó, đội phụ trách có thể tính toán ngân sách, phân bổ chi phí và chuẩn bị nguồn tiền cho từng hạng mục.
Nếu bảng dự trù không rõ ràng, sự kiện rất dễ phát sinh chi phí ngoài kế hoạch như thuê thêm thiết bị, bổ sung món ăn, tăng nhân sự, kéo dài thời gian thuê địa điểm hoặc in thêm tài liệu. Bài viết dưới đây của Tiệc Sài Gòn sẽ giúp bạn hiểu cách lập bảng dự trù chi tiết và thực tế hơn.
- Bảng dự trù cần liệt kê đủ hạng mục, số lượng, đơn giá, thành tiền và ghi chú.
- Nên lập bảng sau khi đã có kế hoạch sự kiện, số khách, địa điểm và mục tiêu chương trình.
- Chi phí ăn uống, địa điểm, thiết bị, nhân sự và dự phòng thường là các nhóm quan trọng nhất.
- Nên có khoản dự phòng khoảng 5-10% tổng ngân sách tùy quy mô và mức độ rủi ro.
- Người lập bảng nên phối hợp với nhóm hậu cần, tài chính và đơn vị cung cấp dịch vụ để dự toán sát thực tế hơn.
Vai trò của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Bảng dự trù kinh phí dùng để ước tính chi phí cho từng phần việc trong sự kiện. Nhờ bảng này, ban tổ chức có thể biết cần chuẩn bị bao nhiêu tiền, khoản nào cần ưu tiên và khoản nào có thể điều chỉnh nếu ngân sách hạn chế.
Trong bảng dự trù cần thể hiện dữ liệu theo dạng thống kê rõ ràng. Các thông tin quan trọng gồm tên hạng mục, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền, nhà cung cấp, người phụ trách và ghi chú phát sinh nếu có.
Với sự kiện doanh nghiệp, bảng dự trù còn là cơ sở để trình duyệt ngân sách, so sánh báo giá, đàm phán với nhà cung cấp và quyết toán sau chương trình.
Có thể bạn quan tâm
Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện đơn giản
Dưới đây là mẫu bảng dự trù kinh phí đơn giản, phù hợp với sự kiện câu lạc bộ, hội nhóm, workshop nhỏ, sự kiện nội bộ hoặc chương trình quy mô vừa. Với sự kiện lớn hơn, bạn có thể mở rộng thêm các cột về nhà cung cấp, trạng thái thanh toán và người duyệt chi.
Trong mẫu bảng này, từng dụng cụ, đạo cụ và hạng mục đều được liệt kê theo số lượng và đơn giá. Cách trình bày như vậy giúp nhóm hậu cần dễ lựa chọn thiết bị, kiểm tra phần đã mua, phần cần thuê và phần còn thiếu.
Một điểm quan trọng là nên có mục “rủi ro phát sinh” hoặc “chi phí dự phòng”. Khoản này giúp ban tổ chức linh hoạt xử lý các trường hợp như tăng số khách, thay đổi thiết bị, bổ sung nhân sự hoặc điều chỉnh không gian vào sát ngày tổ chức.
Tham khảo thêm: tổ chức sự kiện cần những gì nếu bạn cần danh sách hạng mục chuẩn bị trước khi lập bảng ngân sách.
Hướng dẫn quy trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Để bảng dự trù không bị thiếu hạng mục, bạn nên thực hiện theo từng giai đoạn. Mỗi giai đoạn giúp làm rõ một phần thông tin trước khi tính toán tổng ngân sách.
Giai đoạn 1: Nắm rõ kế hoạch sự kiện
Trước tiên, bạn cần nghiên cứu kế hoạch tổng thể của sự kiện. Hãy xác định mục tiêu chương trình, số lượng khách, thời gian, địa điểm, hình thức tổ chức, đối tượng tham dự và mức độ trang trọng.
Khi hiểu rõ quy mô mong muốn, bạn sẽ biết sự kiện cần những hạng mục nào: sân khấu, âm thanh ánh sáng, trang trí, tiệc ăn uống, MC, lễ tân, quay chụp, truyền thông hay quà tặng.
Giai đoạn 2: Liệt kê đầy đủ hạng mục cần chi
Đây là bước quan trọng nhất. Bạn cần ngồi lại với các nhóm phụ trách để liệt kê toàn bộ các khoản cần chi. Nếu chỉ một người tự lập bảng, khả năng bỏ sót hạng mục sẽ cao hơn.
- Dịch vụ, hàng hóa cần thuê hoặc mua.
- Thiết bị, phụ kiện, đạo cụ, bàn ghế, sân khấu.
- Ấn phẩm dùng cho sự kiện như banner, backdrop, standee, tài liệu.
- Quà tặng, phần thưởng, vật phẩm cho khách mời.
- Chi phí gửi xe, vận chuyển, bốc xếp, lưu kho.
- Nhân sự như MC, lễ tân, kỹ thuật viên, bảo vệ, phục vụ.
- Chi phí truyền thông, quay phim, chụp ảnh, livestream nếu có.
- Phần ăn uống như teabreak, buffet, cocktail, finger food hoặc set menu.
Tất cả hạng mục nên có số lượng, chủng loại, đơn giá và ghi chú chi tiết. Dự trù kinh phí không cần chính xác tuyệt đối ngay từ đầu, nhưng cần đủ gần với thực tế để ban tổ chức chuẩn bị tài chính đúng hướng.
Tham khảo thêm: mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện để kết hợp giữa kế hoạch chương trình và bảng ngân sách.
Giai đoạn 3: Tính chi phí dự phòng
Sự kiện càng nhiều hạng mục thì khả năng phát sinh càng cao. Vì vậy, bạn nên có một khoản dự phòng riêng thay vì cộng phát sinh rải rác vào từng hạng mục.
Một số rủi ro thường gặp gồm thời tiết xấu khi tổ chức ngoài trời, phát sinh số lượng khách, tăng chi phí thuê thiết bị vào mùa cao điểm, kéo dài thời gian thuê địa điểm hoặc cần bổ sung bàn ghế, phông bạt, nhân sự.
- Nếu tổ chức ngoài trời, cần dự phòng chi phí phông bạt, bàn ghế, che mưa/nắng.
- Nếu sự kiện có nhiều khách VIP, nên dự phòng chi phí quà tặng, hoa tươi, lễ tân.
- Nếu chương trình kéo dài, cần tính thêm chi phí nhân sự, thiết bị và suất ăn cho đội ngũ vận hành.
- Nếu địa điểm xa, cần dự phòng chi phí vận chuyển và thời gian setup.
Giai đoạn 4: Tổng hợp thành bảng biểu rõ ràng
Sau khi có danh sách hạng mục và chi phí dự phòng, bạn cần tổng hợp thành bảng dễ đọc. Người không trực tiếp làm sự kiện cũng phải hiểu được khoản nào dùng cho việc gì và tổng ngân sách nằm ở mức nào.
Các cột nên có gồm: số thứ tự, hạng mục, mô tả, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, người phụ trách, nhà cung cấp và ghi chú. Nếu làm trên Google Sheets hoặc Excel, nên tách nhóm theo từng phần như địa điểm, thiết bị, nhân sự, ăn uống, truyền thông và dự phòng.
Với phần ăn uống sự kiện, bạn có thể tham khảo dịch vụ đặt tiệc Buffet hoặc dịch vụ tiệc Cocktail nếu chương trình cần hình thức phục vụ linh hoạt.
Gợi ý phân bổ ngân sách hợp lý trong bảng dự trù kinh phí sự kiện
Khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, việc phân bổ ngân sách theo từng hạng mục sẽ giúp tránh phát sinh không cần thiết và tối ưu hiệu quả đầu tư. Dưới đây là các nhóm ngân sách quan trọng cần chú ý.
Chi cho địa điểm và trang thiết bị
Địa điểm thường chiếm phần lớn ngân sách, nhất là khi tổ chức tại trung tâm hội nghị, khách sạn hoặc không gian có sảnh lớn. Cần xác định rõ quy mô khách mời để chọn không gian phù hợp, tránh thuê quá rộng gây lãng phí.
Ngoài chi phí thuê địa điểm, đừng quên tính phần âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED, máy chiếu, bàn ghế, thảm, backdrop và điện kỹ thuật nếu địa điểm chưa bao gồm.
Chi cho tiệc ăn uống và nhân sự
Phần tiệc cần được tính kỹ theo số lượng khách, loại hình phục vụ và ngân sách trung bình/người. Tùy chương trình, bạn có thể chọn buffet, set menu, finger food, cocktail hoặc dịch vụ Teabreak.
Với nhân sự, hãy liệt kê rõ chi phí cho MC, lễ tân, bảo vệ, kỹ thuật viên, quay phim, chụp ảnh, phục vụ và đội setup. Nếu sự kiện kéo dài, nên bố trí thêm suất ăn và nước uống cho đội ngũ vận hành.
Dự phòng và chi phí phát sinh
Nên để ra khoảng 5-10% tổng kinh phí cho các chi phí ngoài kế hoạch như thay đổi thiết bị, kéo dài thời gian thuê địa điểm, in thêm tài liệu hoặc phát sinh khách tham dự. Đây là khoản nhỏ nhưng rất quan trọng.
Chi phí dự phòng giúp bạn xử lý tình huống linh hoạt mà không phải xin duyệt ngân sách gấp. Với sự kiện ngoài trời hoặc sự kiện có nhiều nhà cung cấp, khoản dự phòng nên được tính cẩn thận hơn.
Tham khảo thêm: mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương nếu chương trình của bạn là khai trương cửa hàng, showroom hoặc chi nhánh mới.
Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tham khảo
| Hạng mục | Nội dung cần tính | Ghi chú |
|---|---|---|
| Địa điểm | Thuê sảnh, phòng họp, sân vườn, bãi đỗ xe, phụ phí ngoài giờ. | Cần kiểm tra thời gian setup và bàn giao. |
| Thiết bị | Âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu, sân khấu, micro. | Hỏi rõ thiết bị nào địa điểm đã có sẵn. |
| Trang trí | Backdrop, standee, hoa tươi, bàn tiếp tân, bảng tên, cổng chào. | Đồng bộ với màu nhận diện hoặc chủ đề sự kiện. |
| Ăn uống | Teabreak, buffet, cocktail, finger food, nước uống, suất ăn nhân sự. | Tính theo số khách + phần dự phòng. |
| Nhân sự | MC, lễ tân, bảo vệ, kỹ thuật, phục vụ, quay chụp, điều phối. | Tính theo thời lượng làm việc. |
| Truyền thông | Thiết kế, in ấn, chụp ảnh, quay phim, livestream, bài PR nếu có. | Cần chốt đầu ra sản phẩm sau sự kiện. |
| Dự phòng | 5-10% tổng ngân sách hoặc theo mức rủi ro thực tế. | Không nên bỏ qua khoản này. |
Lưu ý quan trọng khi lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong quá trình dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Càng chuẩn bị kỹ ở bước này, việc triển khai và quyết toán sau sự kiện càng thuận lợi.
- Người lập bảng phải hiểu rõ kế hoạch, mục tiêu và quy mô sự kiện.
- Không nên để một cá nhân duy nhất tự dự toán toàn bộ nếu sự kiện có nhiều hạng mục.
- Nên tham khảo báo giá thực tế từ nhà cung cấp thay vì tự ước lượng quá chung chung.
- Cần ghi rõ hạng mục nào bắt buộc, hạng mục nào có thể cắt giảm khi ngân sách thay đổi.
- Nên có cột ghi chú để theo dõi điều kiện thuê, phụ phí, thời gian thanh toán và người phụ trách.
- Sau sự kiện, cần đối chiếu ngân sách dự trù với chi phí thực tế để rút kinh nghiệm cho lần sau.
Menu các món ăn trong sự kiện
Một trong những yếu tố không thể thiếu trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là menu món ăn. Ban tổ chức cần xác định rõ sẽ phục vụ món nhẹ, trà bánh, trái cây, nước uống hay món mặn đầy đủ.
Với hội nghị, hội thảo, đào tạo hoặc khai trương, menu trà bánh thường gồm trái cây tươi, bánh ngọt, bánh mặn nhỏ, trà, cà phê, nước hoa quả và nước suối. Hình thức này giúp khách dùng nhanh trong giờ nghỉ mà không làm gián đoạn chương trình.
Với sự kiện kéo dài hoặc có khách mời ở lại lâu, bạn nên tính thêm phần ăn chính, suất ăn nhân sự, nước uống dự phòng và các lựa chọn cho người ăn chay, ăn kiêng hoặc có yêu cầu đặc biệt.
Tiệc Sài Gòn – hỗ trợ tiệc sự kiện chuyên nghiệp
Tiệc Sài Gòn cung cấp nhiều loại hình tiệc và dịch vụ phục vụ sự kiện tại TPHCM. Tùy quy mô chương trình, đội ngũ có thể tư vấn hình thức ăn uống, menu, setup bàn tiệc và nhân sự phục vụ phù hợp.
- Tư vấn hình thức tiệc theo quy mô và ngân sách sự kiện.
- Hỗ trợ menu buffet, teabreak, cocktail, finger food, BBQ hoặc tiệc bàn.
- Set up bàn tiệc, trang trí khu vực phục vụ và bố trí nhân sự theo nhu cầu.
- Phối hợp với timeline sự kiện để phục vụ đúng thời điểm.
- Tư vấn số lượng món, khẩu phần và phương án dự phòng theo số khách.
Nếu muốn tổ chức sự kiện kết hợp tiệc nướng, có thể tham khảo thêm dịch vụ tiệc BBQ. Với sự kiện cần món nhỏ đẹp mắt, tiệc Finger Food sẽ phù hợp hơn.
Câu hỏi thường gặp về bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Bảng dự trù kinh phí sự kiện nên lập khi nào?
Nên lập sau khi đã có kế hoạch cơ bản về mục tiêu, số khách, thời gian, địa điểm và hình thức tổ chức. Nếu lập quá sớm khi chưa có dữ liệu, bảng sẽ dễ bị thiếu hoặc sai lệch.
Chi phí dự phòng nên để bao nhiêu?
Thông thường có thể dự phòng khoảng 5-10% tổng ngân sách. Với sự kiện ngoài trời, sự kiện lớn hoặc có nhiều nhà cung cấp, khoản dự phòng nên được cân nhắc cao hơn tùy mức rủi ro.
Hạng mục nào dễ bị bỏ sót trong bảng kinh phí?
Các khoản dễ bị bỏ sót gồm vận chuyển, bốc xếp, phụ phí ngoài giờ, suất ăn nhân sự, phí gửi xe, điện kỹ thuật, nước uống dự phòng, in ấn bổ sung và chi phí dọn dẹp sau sự kiện.
Có nên dùng Excel hoặc Google Sheets để lập bảng không?
Nên dùng vì dễ cộng tổng, lọc nhóm hạng mục, cập nhật đơn giá và chia sẻ cho các nhóm phụ trách. Với sự kiện doanh nghiệp, bảng nên có thêm cột người duyệt, trạng thái thanh toán và ghi chú nhà cung cấp.
Kết luận
Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là công cụ quan trọng giúp ban tổ chức kiểm soát chi phí, phân bổ ngân sách và hạn chế phát sinh. Bảng càng chi tiết, việc chuẩn bị, triển khai và quyết toán sau sự kiện càng thuận lợi.
Nếu sự kiện có phần tiệc ăn uống, Tiệc Sài Gòn có thể hỗ trợ tư vấn menu, hình thức phục vụ và chi phí theo số khách. Từ đó, bạn dễ đưa phần ăn uống vào bảng dự trù một cách sát thực tế hơn.
Cần dự toán phần tiệc cho sự kiện?
Gửi số khách, thời gian, địa điểm, loại hình sự kiện và ngân sách dự kiến để Tiệc Sài Gòn tư vấn menu và hình thức phục vụ phù hợp.
Tin liên quan khác
