Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo mới, chi tiết nhất

Khi có được mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo, bạn sẽ nắm được những điều cần làm để tổ chức một hội thảo thành công. Như cần có những hạng mục nào, cần chuẩn bị những gì, cần bao nhiêu người tham gia… Trong bài viết này, Tiệc Sài Gòn sẽ cung cấp cho bạn mẫu kế hoạch dành cho các hội thảo mới nhất.

Hội thảo là gì?

Hội thảo là sự kiện tổ chức nhằm mục đích trao đổi thông tin, chia sẻ kiến thức, và thảo luận về một chủ đề cụ thể. Thường được tổ chức trong một không gian hợp lý, hội thảo có thể có quy mô từ nhỏ đến lớn, từ một nhóm nhỏ các chuyên gia chuyên môn đến một cuộc hội thảo quốc tế lớn.

Hội thảo là sự kiện tổ chức nhằm mục đích trao đổi thông tin
Hội thảo là sự kiện tổ chức nhằm mục đích trao đổi thông tin

Các hội thảo thường bao gồm các bài thuyết trình từ các diễn giả chuyên môn, các phiên thảo luận, buổi trò chuyện nhóm, hoặc các hoạt động tương tác khác để thúc đẩy sự trao đổi ý kiến và kinh nghiệm giữa các thành viên tham gia. Hội thảo có thể liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, từ y tế, công nghệ thông tin, kinh doanh, giáo dục đến nghệ thuật và văn hóa. 

Mục tiêu của hội thảo có thể bao gồm:

  • Chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm mới.
  • Thảo luận về các vấn đề nóng hổi hoặc phát triển mới trong một lĩnh vực cụ thể.
  • Xây dựng mạng lưới và mối quan hệ chuyên môn.
  • Đào tạo và phát triển kỹ năng cho các thành viên tham gia.

Tham khảo mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Dưới đây, cùng tìm hiểu chi tiết những bước để có mẫu kế hoạch phù hợp với nhu cầu của mình nhé.

Bước 1: Xác định rõ ràng về mục đích, đặc điểm của buổi hội thảo

Để tổ chức tốt hội thảo, bạn cần tạo ra những chương trình mang tính đặc trưng của doanh nghiệp, sản phẩm hướng đến. Chính vì vậy cần xác định rõ ràng về mục tiêu hội thảo. Có thể là để giới thiệu sản phẩm, luận bàn về cuộc sống..

Bạn cần xác định rõ mục tiêu của buổi hội thảo là gì
Bạn cần xác định rõ mục tiêu của buổi hội thảo là gì

Tuy nhiên, bạn cần chắc chắn rằng buổi hội thảo vẫn phải thể hiện được tính nhận diện thương hiệu. Từ đó, tạo cảm giác đặc biệt cho người tham gia cũng như marketing một cách hiệu quả nhất.

>> Gợi ý cho bạn cách chọn món ăn trong tiệc cưới.

Bước 2: Xây dựng ý tưởng cho mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị

Khi đã làm việc và xác định rõ mục tiêu, bạn cần phải xác định chủ đề. Sau đó xây dựng, lên ý tưởng sơ bộ để sự kiện có thể diễn ra tốt nhất. Điều này đặc biệt quan trọng với những hội thảo nặng tính truyền thông của doanh nghiệp.

Ý tưởng cho mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị
Ý tưởng cho mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị

Bước 3: Xác định thời gian, tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn cần dự trù lượng người tham dự, sau đó tính toán kinh phí bỏ ra cho địa điểm. Sau đó đi tìm một địa điểm phù hợp với các hoạt động trong buổi hội thảo và số lượng người tham dự dự kiến.

Bước 4: Lên danh sách người tham dự

Đừng quên tính toán số lượng người tham dự
Đừng quên tính toán số lượng người tham dự

Một buổi hội thảo sẽ có những thành phần tham dự như sau:

  • Ban tổ chức
  • Khách mời
  • Người tham dự
  • Đội hậu cần lo công việc

Lúc này, bạn cần ngồi lại làm việc cùng ban tổ chức. Từ đó, lập rõ danh sách khách mời sẽ tham dự buổi tiệc là những ai nhé.

>>> Cách tổ chức tiệc buffet ngọt đơn giản bạn nên biết.

Bước 5: Dự trù kinh phí trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo

Để có một buổi hội thảo thành công, chắc chắn bạn phải đủ kinh phí. Hãy dự trù khoản tiền cần thiết cho từng hạng mục một cách chi tiết nhất. Đừng quên dự phòng một khoản để cho các trường hợp phát sinh không thể thay đổi.

Nếu như bạn dự trù kinh phí không đúng, có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Như thiếu hụt làm gián đoạn chương trình hay lãng phí chi phí. Do đó, hãy tính toán phần này thật kỹ nhé.

Dự trù kinh phí trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo
Dự trù kinh phí trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo

Bước 6: Lên mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo dự phòng

Bất kỳ sự kiện nào cũng có nguy cơ gặp những rắc rối, rủi ro khiến nó không thể diễn ra được. Chính vì vậy, việc lên một kết hoạch dự phòng là bắt buộc phải có trong mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo.

Việc này giúp bạn chủ động làm việc dưới mọi tình huống có thể phát sinh. Đồng thời giảm thiểu rủi ro về mặt hình ảnh cho doanh nghiệp trong các chương trình marketing.

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo mới, chi tiết nhất
Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo

>> Tìm hiểu cách tổ chức tiệc sinh nhật tập thể.

Một ví dụ về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo đơn giản

Như vậy, bạn đã có những bước cần thiết trong một mẫu kế hoạch. Dưới đây là một mẫu đơn giản đã hoàn thiện cho chương trình hội thảo cơ bản. Hầu hết các hội thảo phổ thông đều có thể dựa trên kịch bản này mà dựng chương trình.

Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo mới, chi tiết nhất

Dựa vào mẫu này, bạn có thể đối chiếu. Sau đó xây dựng một mẫu kế hoạch phù hợp với chương trình hội thảo doanh nghiệp mình đang muốn tổ chức. Việc này sẽ được thực hiện dễ dàng hơn rất nhiều đấy.

XEM THÊM: 3 cách mời hội thảo bảo hiểm thu hút khách hàng

Lời khuyên giúp bạn sở hữu một buổi hội thảo hoàn hảo hơn

Với những thông tin này, việc lên kế hoạch và tự tổ chức hội thảo doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn hẳn. Ngoài khung chương trình chính, bạn có thể xen kẽ kết hợp với 1 bữa tiệc trà nhỏ để dành thời gian cho người tham dự trò chuyện với nhau.

Lên kế hoạch và tự tổ chức hội thảo doanh nghiệp
Lên kế hoạch và tự tổ chức hội thảo doanh nghiệp

Các hình thức tiệc tea break, tea break box, finger food, tiệc cocktail nhẹ nhàng là lựa ổn trong trường hợp này. Nó sẽ giúp không khí thêm gần gũi, thân thiện. Đồng thời tạo được không gian để khách mời trò chuyện, trao đổi với nhau sau khi dự hội thảo.

Đặc biệt, thời gian dự một buổi tiệc nhỏ cũng rất cần thiết để tạo khoảng giãn giữa chương trình hoặc tạo khoảng nghỉ sau chương trình. Bạn nên lưu ý điều này khi làm mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo cho doanh nghiệp nhé.

Trong trường hợp muốn xây dựng một chương trình chuyên nghiệp nhất, bạn có thể liên hệ với Tiệc Sài Gòn. Với kinh nghiệm tổ chức chương trình, tổ chức tiệc chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ giúp bạn lên kế hoạch, xây dựng một chương trình hội thảo hoàn hảo.

Xem thêm: Top 5 ý tưởng quà tặng hội thảo độc đáo và ý nghĩa

Tiệc Sài Gòn – Đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp

Tiệc Sài Gòn hân hạnh là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo. Với nhiều năm kinh nghiệm Tiệc Sài Gòn vinh dự được hợp tác với hàng ngàn cá nhân, tổ chức, tập đoàn lớn nhỏ trong lĩnh vực tổ chức các chương trình hội thảo với mức kinh phí linh hoạt.

Liên hệ với Tiệc Sài Gòn để được tư vấn kỹ hơn về mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện nhé
Liên hệ với Tiệc Sài Gòn để được tư vấn kỹ hơn về mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo nhé

Việc lập kế hoạch cho một hội thảo tuyệt vời là bao gồm rất nhiều công
việc. Nhưng nếu bạn dành thời gian suy nghĩ thấu đáo các chi tiết, mọi người sẽ nhận được đầy đủ giá trị từ sự kiện. Còn nếu muốn tiết kiệm thời gian lẫn chi phí, hãy tới với Tiệc Sài Gòn, chúng tôi sẽ làm bạn hài lòng!

Bên cạnh việc tổ chức hội thảo, chúng tôi còn cung cấp những dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp khác như tổ chức sự kiện, tổ chức team building, ngày hội thể thao, lễ khai trương, khánh thành, tiệc tri ân, lễ kỷ niệm thành lập công ty,…Với phương châm mang đến cho khách hàng dịch vụ hoàn hảo nhất.

Như vậy, bạn đã có những thông tin cần thiết về việc lên mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo. Hy vọng những thông tin nãy hữu ích đối với bạn. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, hãy liên hệ ngay với Tiệc Sài Gòn để được tư vấn chi tiết hơn nhé.