Tổ chức sự kiện cần những gì: Những công việc cần chú ý

Để tổ chức sự kiện cần những gì? Trong những lần đầu tiên được giao công tác tổ chức sự kiện, ai cũng sẽ có những thắc mắc như vậy. Và chắc hẳn, mọi người sẽ không ngừng lo lắng liệu mình có thể hoàn thành công việc tốt được hay không.

Nếu bạn đang lo lắng, hãy để Tiệc Sài Gòn hỗ trợ bạn trong việc chuẩn bị tổ chức sự kiện nhé.

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện là gì

Bạn cần xác định được mục tiêu tổ chức sự kiện
Bạn cần xác định được mục tiêu tổ chức sự kiện

Mục tiêu là điều đầu tiên bạn cần làm rõ khi làm công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện. Chỉ khi nắm được mục tiêu, bạn mới có thể xây dựng chương trình, trang hoàng đúng cách để đảm bảo hiệu quả truyền thông.

Ở phân mục này, đừng quên đề ra những mục tiêu chính, các mục tiêu nhỏ kèm theo. Khi mọi việc được liệt kê thật chi tiết bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm soát mọi việc hơn.

>>> Gợi ý cho bạn cách chọn món ăn trong tiệc cưới.

Xác định thành phần tham gia sự kiện

Tổ chức sự kiện cần những gì? Chắc chắn là những người tham dự sự kiện rồi. Bạn và ban tổ chức cần ngồi lại, làm rõ vấn đề này để thiết kế không gian, bối cảnh, các hạng mục chương trình sao cho phù hợp nhất.

Chẳng hạn:

  • Với một sự kiện giới thiệu sản phẩm, bạn cần chú ý có không gian làm nổi bật sản phẩm, giúp trải nghiệm sản phẩm.
  • Với sự kiện hướng tới đối tượng trẻ em, bạn sẽ cần một không gian sáng tươi, tinh nghịch và có chỗ vui chơi cho trẻ.
  • Đối với các chương trình liên quan tới đối tác, khách hàng quan trọng, cần tập trung vào sự sang trọng, khẳng định đẳng cấp.
Sau khi xác định được thành phần tham dự sự kiện, bạn có thể tìm địa điểm phù hợp
Sau khi xác định được thành phần tham dự sự kiện, bạn có thể tìm địa điểm phù hợp

>> Tiệc Tea break Healthy là gì? Đặt tiệc Tea break Healthy ở đâu?

Tổ chức sự kiện cần những gì: Thời gian và địa điểm tổ chức

Thời gian, địa điểm tổ chức là những yếu tố mà bạn không thể quên khi tổ chức sự kiện. Để xác định rõ ràng 2 yếu tố này, hãy lưu ý những điều sau:

Về thời gian

Với sự kiện mang tính chất đặc thù như khai trương, động thổ, ra mắt sản phẩm, khánh thành… bạn nên chú ý đến tuổi, mệnh của người đứng đầu.

Thời gian, địa điểm tổ chức phụ thuộc vào đặc điểm của sự kiện đó
Thời gian, địa điểm tổ chức phụ thuộc vào đặc điểm của sự kiện đó

Các sự kiện khác như ngày thành lập, hội thảo, dịp lễ lớn thì nên ấn định thời gian sao cho phù hợp và có nhiều người tham dự.

Những sự kiện như âm nhạc, hòa nhạc, chương trình vui chơi giải trí nên tổ chức vào ngày cuối tuần, thời gian rảnh rỗi. Từ đó, thu hút nhiều người tham dự nhất có thể.

>> Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đơn giản.

Tổ chức sự kiện cần những gì: Xét về địa điểm

Sau khi xác định số người tham dự, chi phí dự trù và thời gian tổ chức, bạn sẽ tìm một địa điểm thỏa mãn những yêu cầu đó. Đừng quên chú ý đến khu vực đỗ xe cho người tham dự nhé.

Lên ý tưởng chi tiết cho sự kiện

Khi tổ chức 1 sự kiện, bạn sẽ cần tạo ra một thông điệp gần gũi, nhằm truyền tải đến khách mời theo ý muốn của chủ doanh nghiệp. Những ý tưởng đó phải làm được những điều sau:

  • Tạo được chủ đề: Chú ý nên ngắn gọn, dễ hiểu, bao hàm được thông điệp của sự kiện cũng như nét đặc trưng của doanh nghiệp.
  • Concept và key moment: Nên tuân theo chủ đề, mục đích, thông điệp mà nhãn hàng muốn truyền tải đến người dự sự kiện. Những hạng mục này bao gồm ấn phẩm truyền thông, dresscode, không gian, poster, thiệp mời…
Tổ chức sự kiện cần những gì: Đội ngũ nhân viên cần lên kế hoạch thật cẩn thận nhé
Tổ chức sự kiện cần những gì: Đội ngũ nhân viên cần lên kế hoạch thật cẩn thận nhé

>> Những điều cần biết khi tổ chức tiệc cocktail.

Tổ chức sự kiện cần những gì: Phân công đội ngũ nhân sự

Nhân sự cho một sự kiện vốn rất đông đảo. Về cơ bản, nhân sự sẽ được chia thành từng nhóm như sau:

Nhóm lên ý tưởng và kịch bản

Đây là những người thành lập lên kế hoạch, triển khai các chương trình truyền thông cho sự kiện. Họ cũng là người sáng tạo chủ đề, lên ý tưởng concept, sản xuất quà tặng, thiết kế không gian…

Nhóm hậu cần

Đây là bộ phận có các nhiệm vụ xử lý các vấn đề bên ngoài sân khấu. Như thiết bị âm thanh, ánh sáng, phục vụ nhu cầu của khách hàng, nhân sự, chuẩn bị thực phẩm, đồ ăn uống…

Nhóm giám sát và quản lý

Để tổ chức sự kiện, mọi người sẽ cần có ban quản lý
Để tổ chức sự kiện, mọi người sẽ cần có ban quản lý

Khi tổ chức sự kiện cần những gì? Chắc chắn là phải có đội ngũ giám sát chương trình. Bộ phận này sẽ theo dõi, ghi nhận và đánh giá hoạt động của những bộ phận khác. Đồng thời, đây cũng là nhóm chịu trách nhiệm quản lý rủi ro.

Dự trù ngân sách và rủi ro

Dự đoán kinh phí tổ chức sự kiện, dự đoán các rủi ro và đưa ra phương án dự phòng là điều không thể bỏ qua. Bạn cùng ban tổ chức cần ghi nhận rõ ràng điều này để có thể giải quyết khó khăn trong mọi tình huống nhé.

Hãy dự trù kinh phí cẩn thận để có một sự kiện hoàn hảo nhé
Hãy dự trù kinh phí cẩn thận để có một sự kiện hoàn hảo nhé

Như vậy, Tiệc Sài Gòn đã giúp bạn tìm hiểu tổ chức sự kiện cần những gì. Để có được một chương trình hoàn hảo, bạn nên làm việc với các cơ quan chuyên nghiệp. Bằng kinh nghiệm và đội ngũ nhân sự giỏi, họ sẽ giúp bạn có được những sự kiện hoàn hảo đấy.

Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu tổ chức sự kiện cần những gì. Nếu còn điều gì băn khoăn, đừng ngại liên hệ với Elmich nhé.