Giải đáp: Tổ chức hội thảo cần những gì để thành công?

Tổ chức hội thảo cần những gì? Đây là câu hỏi được đặt ra đầu tiên khi bạn muốn tiến hành một cuộc hội thảo trong tương lai. Theo đó, hội thảo là sự kiện đòi hỏi phải hỏi phải trải qua nhiều hạng mục, có kế hoạch triển khai rõ ràng. Bạn cần có thông tin cụ thể những điều cần làm để tổ chức sự kiện này thành công.

Hội thảo là gì? Có quan trọng không? 

Tổ chức hội thảo cần những gì nhận được nhiều sự quan tâm gần đây. Hội thảo là một sự kiện được các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện với mục đích duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại, thu hút khách hàng tiềm năng.  Các hoạt động trong hội thảo chủ yếu là

  • Thảo luận
  • Đối thoại
  • Thăm dò ý kiến khách hàng
  • Chia sẻ kiến thức… 

Hội thảo sẽ là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, giao lưu đối tác, tăng cường quan hệ và nâng cao hình ảnh công ty. Do đó, có thể nói hội thảo là việc rất quan trọng với doanh nghiệp. Hội thảo tổ chức thành công sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp và quá trình phát triển của mình. 

to-chuc-hoi-thao-can-nhung-gi

 Hội thảo là một sự kiện quan trọng với doanh nghiệp 

Tìm hiểu tổ chức hội thảo cần những gì?

Tổ chức hội thảo cần những gì? Để bạn không phải hoang mang, bạn cần có list công việc rõ ràng trước khi bắt đầu hội thảo. Cụ thể, theo các chuyên gia thì tổ chức hội thảo cần chuẩn bị các vấn đề sau.

Tổ chức hội thảo cần những gì- Tài liệu hội thảo là phần quan trọng nhất

Hội thảo là quá trình thảo luận, họp bàn đến khi thống nhất vấn đề. Một cuộc họp bàn không thể thiếu giấy tờ liên quan.  Do đó, bạn cần chuẩn bị đủ các tài liệu cần thiết cho cuộc hội thảo. Tài liệu phải được sắp xếp theo thứ tự, logic, rõ ràng để quá trình làm việc thuận lợi

Lên chủ đề và nội dung cho hội thảo

Một trong những điều cần phải làm tiếp theo khi tổ chức hội thảo là lên chủ đề và ý tưởng chương trình. Chủ đề thể hiện mục đích và thông điệp mà hội thảo hướng đến. Chủ đề của hội thảo cần ngắn gọn, ấn tượng, có lợi ích rõ ràng với người tham gia. 

to-chuc-hoi-thao-can-nhung-gi

Lên chủ đề và nội dung cho hội thảo một cách cẩn thận 

Liên hệ với diễn giả, người điều hành, MC

Người chủ trì hội thảo, MC hay diễn giả là người đóng vai trò quan trọng với chương trình hội thảo. Người này sẽ là người dẫn dắt buổi hội thảo sao cho logic nhất. Bởi thế, trước khi hội thảo diễn ra cần liên hệ và làm việc với diễn giả/MC để thống nhất chương trình. Khi hỏi tổ chức hội thảo cần những gì, rất nhiều người khuyên nên tìm diễn giả giỏi, tạo điểm nhấn là quan trọng nhất. 

Xem thêm: 

Địa điểm và các tiện ích trong phòng hội thảo

Địa điểm tổ chức hội thảo không khó tìm. Tuy nhiên, cần tìm địa điểm tổ chức phù hợp với số thành viên tham dự, kinh phí tổ chức. Nên chọn không gian có diện tích vừa đủ, không quá lớn hoặc quá nhỏ. Đặc biệt cần quan tâm đến sân khấu, âm thanh, màn chiếu, ánh sáng,…Cùng các vật dụng khác để tạo nên không gian tổ chức đầy đủ nhất.

to-chuc-hoi-thao-can-nhung-gi

Tổ chức hội thảo cần những gì- Một địa điểm phù hợp, đủ tiện nghi 

Quảng bá chương trình hội thảo 

Khi đã có kế hoạch tổ chức hội thảo rõ ràng thì truyền thông là điều cần phải làm tiếp theo. Tham dự một cuộc hội thảo, người tham gia cũng cần chuẩn bị vài tài liệu liên quan. Do đó, bạn cũng cần quảng bá về sự kiện này. Đưa thông tin về mục đích, ý nghĩa hội thảo sẽ mang đến hứng thú, tạo hiệu ứng tốt khi hội thảo xảy ra. 

Tìm hiểu kịch bản của một chương trình hội thảo 

Biết được tổ chức hội thảo cần những gì, tiếp theo bạn cần biết tạo kịch bản chương trình. Không phải ai cũng biết lên kịch bản chương trình hội thảo chuẩn. Dưới đây là kịch bản chuẩn được nhiều doanh nghiệp áp dụng khi tổ chức hội thảo:

  • MC giới thiệu chương trình. Lúc này MC sẽ lần lượt giới thiệu đại biểu, đơn vị tài trợ, đồng hành, thành viên tham gia và tuyên bố lý do,..
  • Đại diện khách mời lên thực hiện khai mạc chương trình 
  • Ban chủ trì hội thảo thực điều hành chương trình. Ban chủ trì sẽ chỉ đạo nội dung, điều tiết chương trình 
  • Mời diễn giả lên phát biểu, chia sẻ ý kiến nếu có 
  • Bố trí một số tiết mục văn nghệ để tránh nhàm chán, tăng thêm phần sôi đội cho hội thảo
  • Đại diện lên thực hiện phát biểu bế mạc chương trình hội thảo
  • MC hội thảo lên tuyên bố kết thúc chương trình, nói lời cảm ơn

Trong từng phần bạn cũng cần chuẩn bị nhiều phần nhỏ với các bộ phận xử lý riêng. Cần lên kịch bản kỹ, phân công công việc trước để tránh “loạn” khi thực hiện chương trình.

to-chuc-hoi-thao-can-nhung-gi

Tạo một kịch bản chương trình chi tiết và phù hợp 

Tổ chức hội thảo cần những gì? Tiệc Sài Gòn đã chia sẻ những điều cần để tổ chức hội thảo thành công. Bạn hãy cập nhật và áp dụng để có buổi hội thảo hoàn thiện, thuận lợi, đạt được mục đích mong muốn.