Để tổ chức một chương trình suôn sẻ, bạn sẽ cần tới kế hoạch chi tiết. Trong bài viết này, Tiệc Sài Gòn sẽ cung cấp cho bạn mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện có tính ứng dụng cao. Từ đó, dễ dàng sử dụng nó cho việc tổ chức các chương trình của doanh nghiệp. Cùng đọc và tìm hiểu nhé.
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện là gì và tầm quan trọng
Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện là một tài liệu chi tiết chứa các thông tin và chi tiết cụ thể về việc tổ chức một sự kiện. Thông thường, mẫu này bao gồm các mục như mục tiêu của sự kiện, địa điểm và thời gian tổ chức, ngân sách dự kiến, danh sách khách mời, thực đơn (nếu có), các hoạt động và trò chơi dự kiến, yêu cầu kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, thiết bị), và các chi tiết khác liên quan đến việc tổ chức sự kiện.
Tầm quan trọng của mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện là không thể phủ nhận. Nó giúp tổ chức viên có cái nhìn tổng quan về toàn bộ quy trình tổ chức, từ việc lập kế hoạch đến thực thi và đánh giá sau sự kiện. Mẫu này giúp đảm bảo rằng mọi chi tiết được xác định và chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc phục vụ thức ăn cho đến việc quản lý ngân sách và tiến độ.
Mẫu kế hoạch này cũng là công cụ hữu ích để truyền đạt thông tin và giao tiếp với các bên liên quan, đảm bảo sự hiểu biết và đồng thuận từ tất cả các bên liên quan đến sự kiện. Cuối cùng, mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện giúp tạo ra sự chuyên nghiệp và tổ chức, giúp sự kiện diễn ra thành công và đáng nhớ.
>>> Xem thêm:
10 bước trong mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện cơ bản
1. Thiết lập ý tưởng, chủ đề của sự kiện
Dù ý tưởng và chủ đề là gì, bạn cũng cần đảm bảo thỏa mãn những điều kiện sau:
- Liên quan mật thiết đến thương hiệu
- Truyền tải được thông điệp cần gửi gắm
- Mang tính sáng tạo, khác biệt để tránh nhàm chán
- Đạt được mục đích truyền thông của doanh nghiệp
>>> Tổ chức tiệc BBQ và những điều cần biết.
2. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện
Trong mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện, địa điểm và thời gian là 2 yếu tố cực kỳ quan trọng. Bạn nên thảo luận cụ thể với những người chịu trách nhiệm trong doanh nghiệp, cơ quan để quyết định nhé.
3. Xây dựng kịch bản, timeline chương trình
Một phần kịch bản cụ thể sẽ phải có timeline chi tiết. Cùng với đó là kịch bản dành riêng cho người dẫn chương trình với từng câu, từng chữ được chau chuốt kỹ lưỡng. Với sự kiện lớn, bạn còn cần tới kịch bản âm thanh, ánh sáng, trình chiếu cho đội ngũ kỹ thuật nữa.
>>> 8 mẫu thư mời hội thảo đơn giản, đa dạng phong cách.
4. Tiến hành liệt kê các hạng mục sử dụng, cần thiết
Mỗi một sự kiện sẽ cần tới rất nhiều yếu tố để hoàn thiện. Dưới đây là những phần cần chú ý nhất khi lên ý tưởng để tổ chức sự kiện:
- Nhân sự: Bao gồm MC, nhân sự PG chuyên tiếp đón khách, ca sĩ và nhóm múa, đội hậu cần lo những công việc lặt vặt
- Thiết bị: Bàn ghế, lều bạt, cổng hơi, nhà giàn, bộ cắt băng khai chương (số lượng lớn), âm thanh ánh sáng, thiết bị màn chiếu, máy chiếu phù hợp…
- Dịch vụ: Các dịch vụ phục vụ người tham dự sự kiện như phương tiện di chuyển, ăn uống, lưu trú
- Các vật dụng: Biển tên, bút giấy, tài liệu cần thiết.
Tùy thuộc vào đặc điểm, mục tiêu chương trình, số lượng khách mời, bạn cần lên danh sách thật cụ thể. Đừng quên dự trù những khoản dư để dùng trong trường hợp không may có sự cố xảy ra nhé.
5. Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện với phần thiết kế, in ấn
Thiết kế ở đây sẽ bao gồm các hình ảnh 2D, 3D của sân khấu, quảng cáo, cổng chào… Ấn phẩm sẽ có backdrop, banner, quảng cáo, cổng chào, tờ rơi… Hãy tính toán thật kỹ về vấn đề này nhé.
6. Lập kế hoạch truyền thông
Hầu hết các sự kiện đều hướng tới mục tiêu truyền thông. Chính vì vậy mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn cần đảm bảo hướng tới điều này. Bạn cần xác định đối tượng của chiến dịch truyền thông, sau đó làm việc với đội ngũ marketing để làm chiến dịch truyền thông chi tiết.
7. Phân công công việc
Để sự kiện diễn ra hoàn hảo, sau hậu trường có cả một ekip chuyên môn. Và trong bản kế hoạch, bạn hãy thể hiện rõ các thành viên, nhiệm vụ của từng người nhé.
8. Xây dựng kế hoạch dự phòng
Luôn luôn chú ý đến rủi ro và có kế hoạch phòng trừ. Đó chính là điều quan trọng bạn cần ghi nhớ khi lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện. Từ đó, đưa ra các phương án phòng ngừa để tránh khó khăn.
9. Xác định tiêu chí đánh giá tính hiệu quả
Ngay từ khi tổ chức sự kiện, các đơn vị đều đưa ra những mục tiêu rõ ràng. Như giới thiệu bộ máy mới, sản phẩm mới, cơ sở mới… Từ đó tiếp cận khách hàng, tăng doanh thu… Trong mẫu kế hoạch, cần chú ý đến các mục tiêu quan trọng và thang đánh giá để đánh giá hiệu quả sau khi kết thúc sự kiện.
10. Dự trù ngân sách
Ngoài các khoản chi cố định, bạn cũng cần có khoản ngân sách chi tiêu phòng trừ để tránh rủi ro. Tùy quy mô của sự kiện, hãy dự trù một khoản phù hợp nhất nhé.
>>> Lên kế hoạch tổ chức sự kiện buffet cho trẻ mầm non siêu dễ thương, thu hút.
Lời khuyên dành cho bạn để tổ chức sự kiện tốt nhất
Với những thông tin này, bạn phần nào có thể tổ chức sự kiện nhờ vào mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện đơn giản. tuy nhiên nếu không có kinh nghiệm, bạn rất dễ bị rối loạn với quá nhiều công việc, quá nhiều khoản chi cần tính toán.
Lời khuyên cho bạn là nên làm việc với 1 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Từ đó, dễ dàng có được sự hỗ trợ từ những người có chuyên môn và tổ chức một chương trình hoàn hảo, mang lại hiệu quả cao nhất.
Đặc biệt, bạn cũng có thể tổ chức các sự kiện với một bữa tiệc nhỏ để mọi người có thời gian trò chuyện, gắn kết. Để hiểu rõ hơn về điều này, liên hệ ngay với Tiệc Sài Gòn để được tư vấn chi tiết nhé.
