TỔ CHỨC TIỆC KHAI TRƯƠNG NHƯ THẾ NÀO?

Từ xa xưa, ông cha ta đã có quan niệm trước tiên cần có sự khởi đầu suôn sẻ thì sau đó mọi sự sẽ hanh thông dễ dàng. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển, việc tổ chức một sự kiện khai trương, ra mắt cửa hàng, sản phẩm vừa để vừa thỏa mãn được về yếu tố tâm linh, phong tục, vừa là một cách truyền thông về doanh nghiệp một cách hiệu quả, thu hút được sự chú ý của các khách hàng tiềm năng thì không hề đơn giản. Với xu thế phát triển của xã hội, các lễ khai trương từ đó cũng phong phú và cầu kỳ hơn để đáp ứng được thị hiếu của khách hàng.

Tiệc khai trương có ý nghĩa gì?

Tiệc khai trương là một sự kiện quan trọng và có ý nghĩa đặc biệt trong kinh doanh. Nó không chỉ đánh dấu sự bắt đầu mới mẻ của một doanh nghiệp mà còn là cơ hội để tạo ra sự chào đón, quảng bá và tạo ấn tượng cho cộng đồng và khách hàng.

Ý nghĩa của tiệc khai trương có thể được thể hiện qua các điểm sau:

  • Chào đón: Tiệc khai trương là cơ hội để chủ doanh nghiệp gặp gỡ và giao lưu với khách hàng, đối tác và cộng đồng. Điều này tạo ra sự gắn kết và thể hiện sự đánh giá đối với sự ủng hộ của họ.
  • Quảng bá: Tiệc khai trương giúp quảng bá thương hiệu và sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp đến đối tượng khách hàng mục tiêu. Nó tạo ra cơ hội để tạo ra sự nhận diện và tiếp cận mới trong cộng đồng và truyền thông.
  • Xây dựng mối quan hệ: Tiệc khai trương tạo ra một môi trường lý tưởng để xây dựng mối quan hệ và liên kết với khách hàng, đối tác và cộng đồng kinh doanh. Điều này có thể tạo ra cơ hội hợp tác và kinh doanh trong tương lai.
  • Tạo ấn tượng: Việc tổ chức một tiệc khai trương chuyên nghiệp và độc đáo có thể tạo ra ấn tượng mạnh mẽ đối với khách hàng và cộng đồng, góp phần vào việc xây dựng hình ảnh tích cực về doanh nghiệp và thương hiệu.

>>> Xem thêm:

Tổ chức tiệc khai trương được xem là “gia vị” quan trọng trong kế hoạch xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Để làm được điều này, doanh nghiệp không những phải biết tổ chức một event hoành tráng, thu hút chú ý từ cộng đồng thì còn phải biết cách dẫn dắt khách hàng của mình đến sự kiện, từ đó tạo cho họ cơ hội tiếp cận, trải nghiệm đến những dịch vụ/sản phẩm tốt nhất của mình. Và để khách hàng tin tưởng thì phải thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp khi có bề dày kinh nghiệm

Tuy nhiên cứ không phải bỏ ra kinh phí nhiều là thành công. Điều quan trọng đó chính là một kế hoạch tổ chức thật chỉnh chu và hoàn hảo thì người tổ chức cần làm rõ những tiêu chí cơ bản sau

1. Why? Mục đích, lí do

Tổ chức tiệc khai trương là sự kiện quan trọng với đơn vị, bởi đây là sự khởi đầu là nghi thức báo hiệu đánh dấu sự phát triển mới mở ra hy vọng về một tương lai tươi sáng. Không chỉ đánh dấu sự khởi đầu của đơn vị, doanh nghiệp mà còn khẳng định đẳng cấp,  vị thế của doanh nghiệp với khách hàng và đối tác

Sự kiện khai trương không đơn thuần là việc tổ chức một buổi ra mắt mà còn có ý nghĩa giới thiệu, quảng bá sản phẩm dịch vụ của mình hướng tới nhiều người, nhiều đối tượng khách hàng cũng như đối tác. Vì thế nên sự kiện khai trương phải luôn tạo sự ấn tượng, độc đáo và thu hút được nhiều người quan tâm chú ý đến, biết tới doanh nghiệp cũng như sản phẩm của doanh nghiệp.

Chính vì thế mà người tổ chức sự kiện cần phải nắm rõ được văn hóa của doanh nghiệp cũng như văn hóa vùng miền loại hình kinh doanh của họ để có những kịch bản phù hợp, ấn tượng và độc đáo nhất có thể.

2. What? Ý tưởng, chủ đề

Việc đầu tiên của chúng ta là khảo sát và lấy thông tin của khách hàng, từ đó đưa ra cho họ những giải pháp và ý tưởng chủ đề phù hợp nhất. Đồng thời phối hợp trang trí buổi tiệc theo chủ đề sản phẩm làm nổi bật logo công ty để thu hút sự hiếu kì của mọi người

Có rất nhiều cách thức tổ chức tiệc khai trương, nếu đã có sẵn cơ sở kinh doanh thì doanh nghiệp cũng có thể mời bạn bè, họ hàng, đối tác và quan trọng nhất là các cơ quan truyền thông tham gia sự kiện này như một buổi tiệc thân mật tại gia dạng tiệc đứng như teabreak, finger food, buffet,…. Một buổi tiệc đơn giản ấm cúng là cách để chủ doanh nghiệp tiếp cận những khách hàng tiềm năng cũng như có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ theo văn hóa của người Việt Nam “miếng trầu là đầu câu chuyện”.

3.When? Khi nào thì sự kiện diễn ra.

Là một quốc gia mang đậm nét văn hóa truyền thống Á Đông, từ xưa người Việt luôn có quan niệm xem tử vi để chọn ra ngày khai trương phù hợp với tuổi của chủ doanh nghiệp, với hy vọng công việc làm ăn được suông sẻ, tốt đẹp

Tuy nhiên, việc chọn ngày giờ tốt theo phong tục truyền thống nhầm tăng hiệu quả kinh doanh. Ngày nay cuộc sống ngày càng hiện đại con người ngày càng bận rộn nên cần chú ý tới thời điểm có lượng khách hàng mua sắm cao nhất để tổ chức tiệc khai trương thông thường sẽ chọn những ngày nghỉ cuối tuần hoặc dịp lễ Tết là lúc người tiêu dùng có nhiều thời gian dành cho mua sắm nhất.

4. Where? Địa điểm tổ chức

Thông thường thì tổ chức tiệc khai trương sẽ có 2 phần là phần làm lễ và phần ăn uống. Phần lễ sẽ được tổ chức tại địa điểm kinh doanh của khách hàng, còn phần ăn uống sẽ được tổ chức tại nhà hàng, khách sạn hoặc ở tại đơn vị…phụ thuộc vào kinh phí và nhu cầu của khách. Vì vậy người tổ chức tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện.

5. Who? Đối tượng khách mời

Doanh nghiệp không chỉ đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết lưu ý đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác tiềm năng trong tương lai, đừng coi lễ khai trương chỉ đơn thuần là một sự kiện ăn mừng, đây là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp béo bở

Hãy để truyền thông biết rằng đơn vị của mình là một ngôi sao sáng giá trong khu vực mới và điều này sẽ tạo ra sự lan truyền ra cộng đồng cho trước và sau khi kết thúc event. Hãy chắc chắn rằng kế hoạch truyền thông đã được hoàn thiện trước khi thực hiện event 2–3 tuần, cố gắng mời những nhân vật thuộc chính quyền của khu vực tổ chức lễ để thể hiện lòng kính trọng đối với địa phương. Điều quan trọng nhất: Hãy cố gắng lưu giữ những “khoảng khắc” này, nó vô cùng quý giá trên các trang thông tin địa phương.

Xác định được số lượng khách mời. Chúng ta cần lấy danh sách khách mời từ doanh nghiệp từ sớm để biết cần không gian rộng bao nhiêu, bao nhiêu ghế và bao nhiêu thức ăn… Từ đó thiết kế và gửi thiệp mời hoặc thông báo về bữa tiệc trước khoảng 1 tuần để khách mời có thời gian thu xếp có mặt đông đủ.

6. How? Quy trình diễn ra sự kiện?

  • Thi công dàn dựng trang trí:

– Khu vực cổng chào lắp đặt cổng chào, cột barrier và thảm đỏ, cây kiểng lối đi vào Khu vực lễ

– Khu vực lễ: lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop, thảm trải, bàn ghế khách mời, bàn tiếp tân, trang trí

– Khu vực Khai trương, khánh thành: cắt băng khánh thành.

– Khu vực tiệc (nếu có)

  • Nội dung lễ khai trương

– PG (có thể do bên Tổ chức cung cấp) mặc đồng phuc đón khách và cài hoa đại biểu lên áo cho Khách mời.

– Múa lân (nếu có)

– Văn nghệ chào mừng

– Dẫn chương trình (nắm rõ đường dây kịch bản) (dẫn chương trình có thể do bên Tổ chức cung cấp)

– Tuyên bố lý do: thông báo mục đích ý nghĩa của buổi lễ.

– Giới thiệu đại biểu

– Giới thiệu phát biểu của doanh nghiệp (chủ đầu tư, lãnh đạo ban Chính quyền địa phương…)

– Nghi thức lễ khánh thành: cắt băng khánh thành, nghi thức đặc biệt

– Bắt đầu tiệc tùng ăn uống

– Tiếp tân tiễn khách ra về, tặng quà (nếu có).

  • Kết thúc buổi lễ khai trương

– Tháo dỡ thu gọn tất cả thiết bị

– Dọn dẹp vệ sinh trả mắt bằng cho doanh nghiệp, địa phương

Menu các loại hình tiệc khai trương : Finger Food, Buffet, Teabreak, cocktail