Mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan nên có đầy đủ thông tin hai bên, mục đích tổ chức, thời gian, địa điểm, số lượng khách, hình thức tiệc, thực đơn, giá trị hợp đồng, đặt cọc, phương thức thanh toán, chính sách thay đổi/hủy tiệc, trách nhiệm về an toàn thực phẩm, tài sản, phát sinh chi phí và chữ ký xác nhận.
Mẫu trong bài chỉ nên dùng làm tài liệu tham khảo để rà soát hạng mục khi đặt tiệc. Với hợp đồng có giá trị lớn, sự kiện doanh nghiệp, yêu cầu VAT hoặc điều khoản phức tạp, khách hàng nên nhờ bộ phận pháp chế, kế toán hoặc người có chuyên môn kiểm tra trước khi ký.
Mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan là tài liệu được nhiều khách hàng, doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện quan tâm khi chuẩn bị tiệc tổng kết, họp mặt, liên hoan công ty, tiệc cuối năm hoặc tiệc nội bộ. Một bản hợp đồng rõ ràng giúp hai bên thống nhất phạm vi dịch vụ, chi phí, thời gian phục vụ và cách xử lý phát sinh.
Cùng Tiệc Sài Gòn tìm hiểu các hạng mục quan trọng trong hợp đồng đặt tiệc liên hoan, mẫu tham khảo và những lưu ý cần kiểm tra trước khi xác nhận dịch vụ.
- Hợp đồng đặt tiệc nên ghi rõ số khách, menu, địa điểm, giờ phục vụ và hạng mục đi kèm.
- Phần giá cần tách rõ đơn giá/suất, chi phí nhân sự, dụng cụ, vận chuyển, VAT và phí phát sinh nếu có.
- Điều khoản thay đổi số khách, hủy tiệc, hoàn/giữ cọc cần được ghi minh bạch.
- Với dịch vụ ăn uống, nên có nội dung về an toàn thực phẩm, bảo quản món và trách nhiệm hai bên.
- Mẫu hợp đồng dưới đây là bản tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý chuyên nghiệp.
Giới thiệu cơ bản về mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan
Mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan là văn bản dùng để thiết lập các điều khoản giữa bên đặt tiệc và bên cung cấp dịch vụ. Tùy tình huống, bên đặt tiệc có thể là cá nhân, nhóm đại diện, công ty, trường học hoặc tổ chức; bên cung cấp có thể là nhà hàng, đơn vị catering hoặc công ty tổ chức tiệc.
Mục đích của hợp đồng là giúp hai bên xác định rõ việc cần làm, chi phí cần thanh toán và trách nhiệm khi phát sinh thay đổi. Nếu chỉ trao đổi miệng hoặc qua tin nhắn rời rạc, các chi tiết như số lượng khách, thời gian set up, menu, VAT, phí vận chuyển, nhân sự phục vụ hoặc chính sách hủy tiệc rất dễ bị hiểu khác nhau.
Với các buổi liên hoan văn phòng, hội thảo, khai trương nhẹ hoặc họp mặt trong công ty, khách hàng có thể tham khảo thêm dịch vụ tiệc teabreak HCM nếu muốn hình thức tiệc gọn, dễ phục vụ và ít ảnh hưởng đến lịch làm việc.
Lưu ý: bài viết này cung cấp thông tin tham khảo dưới góc nhìn tổ chức tiệc. Khi dùng cho giao dịch thực tế, đặc biệt là hợp đồng có giá trị lớn, hai bên nên rà soát theo nhu cầu cụ thể, quy định pháp luật hiện hành và quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm
Mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan tham khảo
Dưới đây là mẫu nội dung hợp đồng có thể dùng làm khung tham khảo. Khi áp dụng thực tế, bạn cần thay thông tin trong dấu ngoặc vuông, bổ sung phụ lục menu, bảng giá, điều kiện thanh toán, VAT, chi phí phát sinh và các yêu cầu riêng của sự kiện.
Những danh mục cần có trong mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan
Một bản hợp đồng đặt tiệc liên hoan chỉ dễ dùng khi các danh mục được trình bày rõ ràng. Không nhất thiết hợp đồng phải quá dài, nhưng cần đủ thông tin để khi phát sinh thay đổi, hai bên biết căn cứ vào đâu để xử lý.
Thông tin hai bên và mục đích hợp đồng
Hợp đồng cần xác định rõ bên đặt tiệc và bên cung cấp dịch vụ. Các thông tin nên có gồm tên đơn vị, người đại diện, số điện thoại, email, địa chỉ, mã số thuế nếu có và vai trò của từng bên.
Mục đích hợp đồng cũng cần ghi cụ thể: tiệc tất niên, tiệc liên hoan công ty, tiệc tổng kết, họp mặt khách hàng, liên hoan lớp, sinh nhật công ty hoặc buổi gặp mặt nội bộ. Việc ghi rõ mục đích giúp bên cung cấp tư vấn đúng menu và hình thức phục vụ.
Chi tiết đặt tiệc
Phần đặt tiệc nên nêu rõ địa điểm, ngày giờ tổ chức, thời gian set up, thời gian bắt đầu phục vụ, thời gian kết thúc và số lượng khách dự kiến. Nếu tổ chức tại văn phòng, chung cư, nhà riêng hoặc tòa nhà thương mại, nên bổ sung thông tin về thang máy, bãi xe, quy định vận chuyển và giờ được phép set up.
- Địa điểm tổ chức và khu vực set up cụ thể.
- Ngày giờ tổ chức và khung giờ phục vụ.
- Số khách dự kiến, số khách chốt cuối cùng và tỷ lệ dự phòng.
- Người phụ trách tại địa điểm trong ngày tổ chức.
- Quy định của địa điểm về điện, nước, vệ sinh, vận chuyển và âm thanh.
Dịch vụ tiệc và phạm vi phục vụ
Phần dịch vụ nên mô tả rõ những gì bên cung cấp cam kết thực hiện. Với tiệc liên hoan, nội dung này thường gồm thực đơn, đồ uống, nhân sự phục vụ, dụng cụ, bàn ghế, khay kệ, âm thanh ánh sáng nếu có, trang trí và thu dọn sau tiệc.
Dịch vụ liên quan có thể tham khảo
Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán
Phần giá trị hợp đồng cần được trình bày càng rõ càng tốt. Nếu báo giá theo suất, nên ghi đơn giá, số suất, số khách tối thiểu, số khách phát sinh và cách tính chi phí khi tăng/giảm số lượng.
Đơn giá, cọc, VAT, phí phát sinh
Đây là nhóm thông tin thường gây nhầm lẫn nếu không được ghi rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục báo giá.
- Tổng giá trị hợp đồng tạm tính và giá trị thanh toán cuối cùng.
- Số tiền đặt cọc, thời điểm đặt cọc và điều kiện hoàn/giữ cọc.
- Thời điểm thanh toán phần còn lại.
- Hình thức thanh toán: chuyển khoản hoặc tiền mặt.
- VAT, hóa đơn điện tử và thông tin xuất hóa đơn nếu khách hàng cần.
- Phí vận chuyển, phí phục vụ ngoài giờ, phí phát sinh khách, dụng cụ hư hỏng nếu có.
Điều khoản hủy tiệc, thay đổi và phát sinh
Hợp đồng nên có điều khoản rõ về việc hủy tiệc hoặc thay đổi số lượng khách. Với dịch vụ tiệc, nguyên liệu, nhân sự và dụng cụ thường được chuẩn bị trước, vì vậy thời điểm báo thay đổi có ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí.
Nên ghi rõ thời hạn thông báo thay đổi menu, thay đổi giờ phục vụ, thay đổi địa điểm, tăng giảm khách và hủy tiệc. Nếu có chi phí đã phát sinh trước ngày tổ chức, hợp đồng cần nêu cách xử lý để tránh tranh cãi sau này.
Bài viết liên quan
Hiệu lực, luật áp dụng và ký kết
Hợp đồng cần ghi thời điểm có hiệu lực, số bản được lập, người đại diện ký và cách giải quyết khi phát sinh tranh chấp. Với doanh nghiệp, phần chữ ký có thể cần đóng dấu hoặc ký bởi người có thẩm quyền theo quy trình nội bộ.
Thông tin liên hệ của hai bên nên được ghi rõ để tiện trao đổi trong quá trình chuẩn bị tiệc. Nếu có phụ lục menu, phụ lục giá, sơ đồ bố trí hoặc biên bản bàn giao dụng cụ, nên ghi rõ những tài liệu đó là một phần của hợp đồng.
Xem thêm kinh nghiệm tổ chức tiệc
Mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan: những lưu ý cần thiết
Khi sử dụng hợp đồng đặt tiệc Finger Food, buffet, teabreak hoặc tiệc bàn cho liên hoan, bạn nên kiểm tra kỹ trước khi ký. Một số hạng mục nhìn nhỏ nhưng ảnh hưởng nhiều đến chi phí và trải nghiệm trong ngày tổ chức.
Nên ghi rõ
- Menu chi tiết và số lượng món.
- Số khách chốt cuối cùng và cách tính khách phát sinh.
- Giờ set up, giờ phục vụ, giờ thu dọn.
- Dụng cụ, bàn ghế, nhân sự, vận chuyển và VAT.
- Chính sách thay đổi/hủy tiệc và xử lý tiền cọc.
Nên tránh
- Chỉ ghi “dịch vụ trọn gói” nhưng không liệt kê hạng mục.
- Không ghi điều kiện phát sinh khách hoặc phát sinh giờ phục vụ.
- Không có phụ lục menu/báo giá đi kèm.
- Không thống nhất người phụ trách xử lý trong ngày tổ chức.
- Không kiểm tra điều kiện xuất hóa đơn nếu doanh nghiệp cần VAT.
Menu tiệc liên hoan gồm những món gì?
Menu tiệc liên hoan thường gồm món khai vị, món chính, món rau/canh, món tinh bột, đồ uống và tráng miệng. Tùy quy mô bữa tiệc, sở thích của chủ tiệc và nhóm khách mời, menu có thể điều chỉnh thành tiệc mặn, tiệc chay, tiệc ngọt, teabreak, buffet, finger food hoặc tiệc bàn.
Với tiệc liên hoan công ty, menu nên dễ ăn, phù hợp nhiều độ tuổi và không quá rườm rà. Nếu khách đông, buffet hoặc tiệc bàn giúp kiểm soát khẩu phần tốt hơn. Nếu tổ chức trong văn phòng hoặc hội trường, teabreak và finger food thường gọn, dễ set up và ít ảnh hưởng đến không gian làm việc.
| Hình thức tiệc | Phù hợp với | Gợi ý menu |
|---|---|---|
| Tiệc bàn | Liên hoan gia đình, công ty, nhóm khách cần ngồi dùng bữa. | Khai vị, món chính, canh/rau, tinh bột, tráng miệng. |
| Buffet | Sự kiện đông khách, khách thích tự chọn món. | Bàn line món nóng, món nguội, salad, đồ uống, tráng miệng. |
| Teabreak | Hội nghị, văn phòng, liên hoan nhẹ, họp mặt ngắn. | Bánh mặn, bánh ngọt, trái cây, trà, cà phê, nước suối. |
| Finger Food | Khách đứng giao lưu, không gian hạn chế, sự kiện hiện đại. | Canape, gỏi cuốn, sandwich mini, bánh mặn, trái cây. |
Tiệc Sài Gòn – tổ chức tiệc liên hoan chuyên nghiệp
Tiệc Sài Gòn cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc liên hoan, tất niên, tổng kết, cưới hỏi, sinh nhật, thôi nôi, hội nghị và hội thảo. Tùy nhu cầu, khách hàng có thể chọn tiệc bàn, buffet, teabreak, finger food, cocktail hoặc các hình thức tiệc phù hợp với địa điểm.
Để nhận tư vấn, khách hàng chỉ cần gửi số lượng khách, thời gian, địa điểm, ngân sách dự kiến và hình thức tiệc mong muốn. Tiệc Sài Gòn sẽ hỗ trợ gợi ý menu, phạm vi phục vụ, nhân sự, dụng cụ và báo giá theo nhu cầu thực tế.
Địa chỉ: 09 Núi Thành, Phường Tân Bình, TPHCM
Mã số thuế: 0313351623
Giám đốc: Đặng Kim Sơn
Email: tiecsaigon@gmail.com
Hotline: 0936.1111.40
Zalo: Nhắn Zalo Tiệc Sài Gòn
Câu hỏi thường gặp về hợp đồng đặt tiệc liên hoan
Mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan có bắt buộc phải công chứng không?
Thông thường, hợp đồng đặt tiệc giữa khách hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ không bắt buộc phải công chứng. Tuy nhiên, với giao dịch lớn hoặc yêu cầu nội bộ đặc biệt, doanh nghiệp có thể nhờ bộ phận pháp chế kiểm tra trước khi ký.
Có cần phụ lục menu kèm hợp đồng không?
Nên có. Phụ lục menu giúp ghi rõ tên món, số lượng, đồ uống, dụng cụ, nhân sự và những hạng mục đi kèm. Điều này giúp hai bên dễ đối chiếu khi triển khai tiệc.
Số lượng khách thay đổi thì hợp đồng xử lý thế nào?
Hợp đồng nên ghi rõ thời hạn chốt khách cuối cùng và cách tính chi phí nếu tăng hoặc giảm khách. Với dịch vụ tiệc, thay đổi quá sát ngày có thể ảnh hưởng đến nguyên liệu, nhân sự và dụng cụ.
Có nên ghi VAT trong hợp đồng đặt tiệc không?
Nên ghi rõ giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT, đồng thời ghi thông tin xuất hóa đơn nếu khách hàng là doanh nghiệp. Điều này giúp tránh hiểu nhầm khi thanh toán.
Hợp đồng đặt tiệc cần ghi chính sách hủy tiệc không?
Cần ghi rõ. Chính sách hủy tiệc nên nêu thời hạn thông báo, chi phí đã phát sinh, phần tiền cọc được hoàn hoặc giữ lại và cách xử lý nếu đổi ngày tổ chức.
Kết luận
Mẫu hợp đồng đặt tiệc liên hoan giúp khách hàng và đơn vị tổ chức tiệc thống nhất rõ ràng về menu, số khách, chi phí, thanh toán, nhân sự, dụng cụ, thời gian phục vụ và các phát sinh có thể xảy ra. Một hợp đồng càng rõ thì quá trình chuẩn bị tiệc càng thuận lợi.
Trước khi ký, bạn nên kiểm tra kỹ phụ lục menu, báo giá, VAT, phí phát sinh, điều khoản thay đổi/hủy tiệc và người phụ trách trong ngày tổ chức. Nếu cần tư vấn menu hoặc hình thức tiệc phù hợp, Tiệc Sài Gòn có thể hỗ trợ dựa trên số khách, địa điểm và ngân sách thực tế.
Tài liệu tham khảo
- Quốc hội. (2015). Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13.
- Quốc hội. (2010). Luật An toàn thực phẩm số 55/2010/QH12.
- Chính phủ. (2020). Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Bộ Tài chính. (2021). Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ điện tử.
Cần tư vấn hợp đồng và menu tiệc liên hoan?
Gửi số khách, thời gian, địa điểm và hình thức tiệc mong muốn để Tiệc Sài Gòn tư vấn menu, phạm vi phục vụ và báo giá phù hợp.
Tin liên quan khác
