Mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị cơ bản nhất hiện nay

Mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị là tài liệu giúp đơn vị tổ chức và bên cung cấp dịch vụ thống nhất rõ các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra. Với hội nghị, chỉ cần sai giờ Tea Break, thiếu suất ăn, nhầm địa điểm setup hoặc không thống nhất số khách cuối cùng, toàn bộ chương trình có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, hợp đồng không nên viết chung chung mà cần thể hiện rõ nội dung dịch vụ, thời gian, thực đơn, nhân sự, dụng cụ, thanh toán, phát sinh và trách nhiệm của từng bên.

Bài viết này cung cấp mẫu hợp đồng tham khảo và checklist các điều khoản quan trọng khi đặt tiệc hội nghị, hội thảo, hội nghị khách hàng hoặc sự kiện doanh nghiệp. Nội dung chỉ dùng để tham khảo khi chuẩn bị giao dịch; với hợp đồng có giá trị lớn, điều khoản phức tạp hoặc yêu cầu pháp lý riêng, doanh nghiệp nên rà soát thêm với bộ phận pháp chế hoặc luật sư trước khi ký.

Mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị là gì?

Mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa bên đặt tiệc và bên cung cấp dịch vụ tiệc cho một chương trình hội nghị, hội thảo hoặc sự kiện doanh nghiệp. Văn bản này thường xác định ai là người thuê dịch vụ, ai là bên phục vụ, sự kiện diễn ra khi nào, ở đâu, có bao nhiêu khách, dùng hình thức tiệc nào, chi phí bao nhiêu và mỗi bên phải thực hiện nghĩa vụ gì.

Khác với một đơn đặt món thông thường, tiệc hội nghị thường gắn với timeline chương trình. Tea Break cần sẵn sàng đúng giờ nghỉ giải lao, bữa trưa phải phục vụ ngay sau phiên họp, đồ uống cần đủ trong suốt thời gian sự kiện, nhân sự phục vụ phải phối hợp với lễ tân và điều phối chương trình. Vì vậy, hợp đồng nên thể hiện cả phần ẩm thực lẫn phần vận hành để hai bên có cùng kỳ vọng.

Trong thực tế, hợp đồng đặt tiệc hội nghị có thể dùng cho nhiều mô hình: hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề, workshop, đào tạo nội bộ, họp báo, sự kiện ra mắt sản phẩm, ngày hội đối tác, chương trình tri ân hoặc hội nghị tổng kết cuối năm. Với những sự kiện cần phục vụ trọn gói, khách hàng có thể kết hợp dịch vụ đặt tiệc hội nghị cùng Tea Break, Finger Food, Buffet hoặc tiệc bàn tùy quy mô.

Bảng chi phí đặt tiệc hội nghị tham khảo

Chi phí đặt tiệc hội nghị phụ thuộc số khách, hình thức tiệc, thực đơn, địa điểm, thời gian phục vụ, dụng cụ, nhân sự, vận chuyển, setup và yêu cầu phát sinh. Bảng dưới đây giúp doanh nghiệp hình dung các nhóm chi phí thường xuất hiện trong hợp đồng; đây không phải báo giá cố định cho mọi chương trình.

Mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị tham khảo

Dưới đây là mẫu hợp đồng tham khảo, có thể điều chỉnh theo từng sự kiện. Doanh nghiệp nên bổ sung phụ lục menu, phụ lục thiết bị, sơ đồ setup và timeline chương trình để hợp đồng đủ rõ khi triển khai thực tế.

Điều 1: Nội dung dịch vụ

1. Tên sự kiện: [Ví dụ: Hội nghị khách hàng thường niên, hội thảo chuyên đề, chương trình đào tạo nội bộ].
2. Thời gian tổ chức: Từ [giờ bắt đầu] đến [giờ kết thúc] ngày [ngày/tháng/năm].
3. Địa điểm tổ chức: [Tên địa điểm, phòng, tầng, địa chỉ, người liên hệ tại điểm setup].
4. Số lượng khách dự kiến: [Số khách] khách. Số lượng chính thức được Bên B xác nhận chậm nhất [số ngày] ngày trước sự kiện.
5. Dịch vụ ẩm thực: Tea Break, bữa trưa, bữa tối, Finger Food, Buffet hoặc các hạng mục khác theo Phụ lục I.
6. Dụng cụ và nhân sự: Bàn tiệc, khăn bàn, ly tách, khay, dụng cụ phục vụ, nhân sự setup, nhân sự phục vụ và thu dọn theo Phụ lục II.

Điều 2: Giá trị hợp đồng và thanh toán

1. Tổng giá trị tạm tính: [Số tiền] VNĐ, bằng chữ [số tiền bằng chữ], đã bao gồm/chưa bao gồm VAT theo thỏa thuận.
2. Cơ sở tính giá: [Đơn giá/khách] x [số khách chính thức] + [các hạng mục dụng cụ, nhân sự, vận chuyển, phát sinh nếu có].
3. Đặt cọc: Bên B thanh toán [tỷ lệ]% tổng giá trị tạm tính sau khi ký hợp đồng để giữ lịch phục vụ.
4. Thanh toán còn lại: Bên B thanh toán phần còn lại vào [thời điểm thanh toán] căn cứ theo số khách chính thức và phát sinh đã được hai bên xác nhận.
5. Hình thức thanh toán: Chuyển khoản hoặc tiền mặt theo thông tin thanh toán của Bên A.

Điều 3: Trách nhiệm của Bên A

• Cung cấp món ăn, đồ uống, dụng cụ và nhân sự đúng phạm vi dịch vụ đã thống nhất.
• Đảm bảo thời gian setup và phục vụ theo timeline chương trình.
• Đảm bảo an toàn thực phẩm trong phạm vi dịch vụ do Bên A cung cấp.
• Thông báo kịp thời cho Bên B nếu có thay đổi khách quan ảnh hưởng đến menu, thời gian hoặc vận hành.
• Thu dọn dụng cụ và khu vực phục vụ theo phạm vi đã thỏa thuận sau khi kết thúc dịch vụ.

Điều 4: Trách nhiệm của Bên B

• Cung cấp thông tin chính xác về số khách, thời gian, địa điểm, người liên hệ và yêu cầu của địa điểm tổ chức.
• Xác nhận số khách chính thức đúng hạn để Bên A chuẩn bị đủ nguyên liệu, dụng cụ và nhân sự.
• Thanh toán đầy đủ, đúng hạn theo thỏa thuận trong hợp đồng.
• Phối hợp hỗ trợ Bên A ra vào địa điểm, sử dụng thang máy, khu vực bốc dỡ, nguồn điện, nước và vị trí đặt bàn tiệc nếu cần.
• Thông báo trước các yêu cầu đặc biệt như món chay, dị ứng thực phẩm, quy định tòa nhà, xuất hóa đơn hoặc bảo mật sự kiện.

Điều 5: Hủy, đổi lịch và phát sinh

• Trường hợp thay đổi ngày, giờ, địa điểm hoặc số khách, Bên B cần thông báo cho Bên A trước [số ngày] ngày để hai bên điều chỉnh kế hoạch.
• Chi phí phát sinh do tăng số khách, kéo dài thời gian phục vụ, thêm dụng cụ, thêm nhân sự hoặc thay đổi địa điểm sẽ được hai bên xác nhận trước khi thực hiện.
• Trường hợp hủy dịch vụ sau khi Bên A đã chuẩn bị nguyên liệu, nhân sự, vận chuyển hoặc đặt lịch, khoản đặt cọc và chi phí đã phát sinh được xử lý theo thỏa thuận cụ thể.

Điều 6: Điều khoản chung

• Hợp đồng và các phụ lục kèm theo là căn cứ để hai bên triển khai dịch vụ.
• Mọi tranh chấp phát sinh được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng thiện chí.
• Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Nội dung cơ bản trong mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị

Một hợp đồng đặt tiệc hội nghị càng rõ thì việc vận hành càng dễ. Những nội dung dưới đây nên được ghi nhận trong văn bản chính hoặc phụ lục kèm theo.

Cấu trúc cơ bản của hợp đồng đặt tiệc hội nghị

Một hợp đồng đặt tiệc hội nghị có thể ngắn hoặc dài tùy quy mô, nhưng không nên thiếu cấu trúc cơ bản. Với sự kiện nhỏ, hợp đồng có thể kèm 1-2 phụ lục. Với hội nghị lớn, nên tách phụ lục menu, phụ lục thiết bị, phụ lục nhân sự và sơ đồ setup để tránh nhồi quá nhiều chi tiết vào phần điều khoản chính.

Phần mở đầu hợp đồng

Phần mở đầu gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, tên hợp đồng, số hợp đồng, ngày ký và thông tin các bên. Tên hợp đồng nên ghi đúng bản chất dịch vụ, ví dụ “Hợp đồng dịch vụ đặt tiệc hội nghị/hội thảo” hoặc “Hợp đồng cung cấp dịch vụ ẩm thực cho hội nghị khách hàng”. Không nên dùng tên quá chung khiến phạm vi dịch vụ khó xác định.

Phần nội dung dịch vụ

Đây là phần dễ phát sinh tranh cãi nhất nếu ghi không rõ. Nội dung dịch vụ cần mô tả cụ thể hình thức tiệc, thực đơn, đồ uống, số khách, thời gian phục vụ, khu vực setup, dụng cụ, nhân sự và phạm vi thu dọn. Với hội nghị có nhiều phiên, cần ghi rõ Tea Break sáng, Tea Break chiều, bữa trưa, bữa tối hoặc tiệc networking sau chương trình.

Phần thanh toán và phát sinh

Hợp đồng nên ghi rõ đơn giá, tổng giá trị tạm tính, tỷ lệ đặt cọc, thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, quy định VAT và cách tính phát sinh. Với hội nghị, phát sinh thường đến từ tăng số khách, kéo dài giờ phục vụ, thêm nước, thêm suất ăn, thêm dụng cụ, đổi địa điểm hoặc yêu cầu phục vụ ngoài phạm vi ban đầu.

Phần trách nhiệm và giải quyết tranh chấp

Trách nhiệm của từng bên cần viết đủ nhưng không quá rườm rà. Bên cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm về món ăn, đồ uống, dụng cụ, nhân sự và thời gian phục vụ trong phạm vi đã nhận. Bên đặt tiệc chịu trách nhiệm cung cấp thông tin, xác nhận số khách, bố trí địa điểm, thanh toán và phối hợp với đơn vị quản lý địa điểm nếu có.

Lưu ý khi soạn thảo mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị

Khi soạn hợp đồng, doanh nghiệp nên kiểm tra những điểm sau trước khi ký. Đây là các điểm ảnh hưởng trực tiếp đến vận hành, chi phí và quyền lợi của hai bên.

• Không dùng mô tả chung như “phục vụ đầy đủ” mà không liệt kê menu, số lượng, dụng cụ và phạm vi nhân sự.
• Không chốt số khách quá sát giờ nếu chương trình cần nhiều phần ăn, nhiều dụng cụ hoặc phục vụ trong tòa nhà có quy trình ra vào.
• Nên có phụ lục menu kèm số lượng món, đồ uống, khẩu phần và yêu cầu đặc biệt như món chay, ít đường, không hải sản.
• Nên ghi rõ thời gian bàn tiệc phải sẵn sàng, không chỉ ghi giờ chương trình bắt đầu.
• Nên thống nhất khu vực dọn rác, thu gom dụng cụ và bàn giao mặt bằng sau tiệc.
• Nên ghi rõ điều kiện hủy/đổi lịch, chi phí đã phát sinh và cách xử lý tiền cọc.
• Nên xác định ai là người có quyền xác nhận phát sinh tại sự kiện để tránh tranh cãi sau chương trình.

“Trong tiệc hội nghị, hợp đồng tốt không chỉ bảo vệ quyền lợi hai bên mà còn giúp đội vận hành chạy đúng giờ. Càng rõ menu, số khách, timeline và phạm vi phục vụ, sự kiện càng ít rủi ro.”

CEO Đặng Kim Sơn

Thực đơn tiệc hội nghị thường bao gồm những gì?

Thực đơn hội nghị nên được chọn theo thời lượng chương trình và tính chất khách mời. Nếu hội nghị chỉ có giờ nghỉ ngắn, Tea Break là lựa chọn phù hợp. Nếu chương trình có nhiều hoạt động kết nối, có thể dùng tiệc Finger Food. Nếu hội nghị có bữa chính, nên chọn Buffet hoặc tiệc bàn để khách dùng bữa đầy đủ hơn.

Checklist trước khi ký hợp đồng đặt tiệc hội nghị

• Đã kiểm tra đúng tên pháp lý, người đại diện, mã số thuế, địa chỉ và thông tin liên hệ của hai bên.
• Đã ghi rõ tên sự kiện, ngày giờ, địa điểm, phòng/tầng, người liên hệ tại địa điểm.
• Đã thống nhất số khách dự kiến, thời hạn chốt số khách chính thức và cách tính khách phát sinh.
• Đã có phụ lục menu, số lượng buổi Tea Break, bữa chính, đồ uống và yêu cầu đặc biệt.
• Đã xác nhận dụng cụ, nhân sự, giờ setup, giờ phục vụ, giờ thu dọn và điều kiện ngoài giờ.
• Đã ghi rõ giá trị hợp đồng, đặt cọc, thời hạn thanh toán, VAT, hóa đơn và chứng từ.
• Đã có điều khoản hủy, đổi lịch, thay đổi địa điểm, phát sinh và giải quyết tranh chấp.
• Đã xác định đầu mối có quyền xác nhận thay đổi trong ngày diễn ra hội nghị.

FAQ về mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị

Tiệc Sài Gòn hỗ trợ đặt tiệc hội nghị tại TPHCM

Tiệc Sài Gòn nhận tư vấn và phục vụ các hình thức tiệc phù hợp cho hội nghị, hội thảo, workshop, đào tạo, hội nghị khách hàng, lễ ký kết, họp báo và các sự kiện doanh nghiệp. Tùy chương trình, đội ngũ có thể gợi ý Tea Break, Finger Food, Cocktail nhẹ, Buffet hoặc tiệc bàn theo số khách, không gian, ngân sách và thời lượng sự kiện.

Tài liệu tham khảo

• Quốc hội. (2015). Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13.
• Quốc hội. (2005). Luật Thương mại số 36/2005/QH11.
• Chính phủ. (2018). Nghị định 15/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật An toàn thực phẩm.
• Tiệc Sài Gòn. (2026). Dịch vụ đặt tiệc hội nghị, hội thảo cao cấp trọn gói.

Kết luận

Mẫu hợp đồng đặt tiệc hội nghị nên được xem là công cụ vận hành, không chỉ là giấy tờ thủ tục. Khi hợp đồng ghi rõ số khách, thời gian, địa điểm, menu, dụng cụ, nhân sự, thanh toán và phát sinh, cả bên đặt tiệc lẫn bên cung cấp dịch vụ đều dễ phối hợp hơn. Nhờ đó, hội nghị diễn ra đúng giờ, khách mời được phục vụ tốt và doanh nghiệp giảm được nhiều rủi ro không đáng có.