Bạn đang tìm hiểu những công việc của một Event Planner là gì? Bài viết này của Tiệc Sài Gòn sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích để hiểu hơn về công việc này. Cùng đọc bài để hiểu hơn về Event Planner nhé.
Event Planner là gì?
Hiểu đơn giản nhất, Event Planner chính là người chịu trách nhiệm về việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Khi làm ở vị trí này, nhân sự sẽ có nhiệm vụ xây dựng, đưa ra các ý tưởng cho sự kiện.
Đồng thời, họ cũng phải tiến hành các bước thực hiện, hiện thực hóa ý tưởng. Sau đó theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Thậm chí, sau khi sự kiện kết thúc họ vẫn phải đánh giá, nắm bắt những thông tin hậu sự kiện.
Hiện tại, những người làm Event Planner rất được trọng dụng. Bạn có thể thấy họ làm việc trong các công ty tổ chức sự kiện để góp sức vào những buổi hòa nhạc, họp báo, tọa đàm, cuộc thi, triển lãm thương mại, workshop… Thậm chí nhiều cuộc họp cao cấp của các doanh nghiệp cũng do Event Planner tổ chức.
>>> Tìm hiểu tiệc Finger Food là gì và những điều liên quan.
Công việc của một Event Planner là gì?
Để hiểu hơn về công việc này, cùng xem bảng mô tả chi tiết công việc của một Event Planner. Bạn sẽ nắm được bản chất, nhiệm vụ của một Event Planner đấy.
Nhiệm vụ trong giai đoạn tiền sự kiện
Công việc đầu tiên một Event Planner cần làm là lên dàn nội dung cho chương trình sẽ tổ chức. Việc này đòi hỏi nhiều kỹ năng, và người làm chương trình phải thực hiện những công việc sau:
- Tìm kiếm hình ảnh, concept phù hợp với đặc trưng của sự kiện
- Thiết lập các ý tưởng sáng tạo, hấp dẫn và phù hợp để truyền tải thông điệp của sự kiện đó
- Xác định thời gian, địa điểm hợp lý cho công tác tổ chức
- Xác định quy mô của sự kiện
Ngay sau đó họ sẽ phải tìm kiếm diễn giả, người dẫn dắt chương trình phù hợp. Đây phải là những người có kinh nghiệm và có tầm ảnh hưởng nhất định trong lĩnh vực của mình thì sự kiện mới đủ sức hấp dẫn, thu hút người tham dự.
Ngoài ra, công việc của Event Planner trước khi sự kiện bắt đầu còn có:
- Tìm kiếm ekip biểu diễn
- Thành lập bảng dự trù kinh phí tổ chức
- Lập bảng kế hoạch cho các ban chuyên môn khác
- Kết hợp với nhóm thiết kế, design để lập proposal
- Đệ trình hồ sơ, giấy tờ cùng proposal lên các sở, ban, ngành để lấy giấy phép tổ chức sự kiện
- Giữ liên lạc với công ty, ban tổ chức, khách hàng để đảm bảo chương trình được tổ chức tốt
>>> Tiệc Break box là gì? Tiệc break box có gì đặc biệt?
Nhiệm vụ của Event Planner là gì trong giai đoạn sự kiện diễn ra?
Khi sự kiện diễn ra, công việc của Event Planner coi như đã hoàn thành 1 nửa. Còn lại phụ thuộc vào biểu hiện của những người có trách nhiệm trong ngày diễn ra sự kiện.
Trong thời gian này, các Event Planner có trách nhiệm phân chia nhau phụ trách từng khu vực. Họ sẽ đảm bảo đội ngũ nhân lực trong sự kiện thực hiện đúng, đầy đủ những công việc được giao. Nếu có vấn đề gì, chính Event Planner cũng phải đứng gia dàn xếp để công việc được ổn thỏa và tiếp tục.
>>> Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.
Giai đoạn hậu sự kiện, nhiệm vụ của Event Planner là gì?
Khi sự kiện đã kết thúc, Event Planner sẽ là những người cuối cùng ở lại tại địa điểm tổ chức sự kiện. Họ cần kiểm tra, đảm bảo chất lượng cơ sở vật chất để bàn giao lại cho các bên cho thuê, nhà cung cấp trang thiết bị.
Những người lập kế hoạch tổ chức sự kiện cũng ngồi lại với nhau, đốc thúc những phòng ban khác hoàn thiện nốt nhiệm vụ của mình. Sau đó báo cáo lại kết quả.
Event Planner sẽ tổng kết lại sự kiện bằng cách viết bản báo cáo đệ trình lên cấp trên trong buổi họp gần nhất sau khi sự kiện hoàn thành. Trong báo cáo cần chỉ rõ các công việc của từng người, chi phí tổ chức, các vấn đề liên quan đến sự kiện, hiệu quả sự kiện mang lại có được như mong muốn hay không…
>>> Tổ chức sự kiện cần những gì?
Các công việc khác của một Event Planner là gì?
Ngoài những công việc chính trên, 1 Event Planner sẽ phải chịu trách nhiệm làm những việc sau:
- Đánh giá các sự kiện, định hướng của công ty trong thời gian trước đó. Từ đó, đưa ra các đề xuất về cách phát triển thông điệp mới cho doanh nghiệp.
- Đào tạo nghiệp vụ, hỗ trợ nghiệp vụ cho các ứng cử viên mới để công ty nhanh chóng ổn định hoạt động hơn.
- Nghiên cứu, ký hợp đồng với các bên cơ sở tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
- Giữ liên lạc với đối tác, khách hàng quan trọng của doanh nghiệp.
- Thực hiện các công tác khác do giám đốc, cấp trên trực tiếp chỉ đạo.
Lời kết
Như vậy, Tiệc Sài Gòn đã giúp bạn hiểu Event Planner là gì và công việc của một Event Planner là gì. Hy vọng bài viết này giúp bạn hiểu hơn về một nghề mới trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Nếu bạn có bất kỳ điều gì băn khoăn, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhé.
