Bạn đã biết cách tổ chức tiệc Prom sao cho ấn tượng lại tiết kiệm được chi phí chưa? Để tổ chức thành công bất cứ hình thức tiệc nào thì việc lên kế hoạch chi tiết là rất cần thiết. Ngoài ra cần phải chuẩn bị nhiều thứ quan trọng cần có có buổi tiệc. Cùng Tiệc Sài Gòn tìm hiểu chi tiết hơn qua bài viết nhé.
Cách tổ chức tiệc Prom ấn tượng và tiết kiệm
Để tổ chức được buổi tiệc Prom vừa ấn tượng vừa tiết kiệm thì mọi người đừng bỏ qua kinh nghiệm hữu ích sau nhé.
Lên ngân sách
Xác định ngân sách cần bỏ ra cho buổi tiệc là việc đầu tiên phải thực hiện để hoạch định xem tổ chức sự kiện tốn kém bao nhiêu. Nguồn ngân sách phải bỏ ra này đơn vị tổ chức có thể tận dụng từ nhà trường và các phụ huynh.
Một khi đã xác định rõ mức chi phí thì bạn không cần quá lo lắng và băn khoăn khi lên kế hoạch cho sự kiện nữa. Thay vào đó bạn chỉ cần làm sao để cân đối nguồn ngân sách dự trù này với các hoạt động thực tế là được.
Lập danh sách số người sẽ tham dự
Ngoài dự tính chi phí thì bạn cần tính toán và lên danh sách số khách mời sẽ có trong sự kiện này. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị trước đầy đủ khẩu phần ăn cho mỗi người.
Ngoài đối tượng khách mời như học sinh, sinh viên hay giảng viên, giáo viên các bạn hoàn toàn có thể mời thêm khách mời khác cùng tham gia như phụ huynh, bạn nè. Chưa kể, các bạn còn phải tính đến những vị khách mời khác như diễn giả nổi tiếng, DJ,… Thế nên một danh sách cụ thể cho việc chi tiêu là rất quan trọng trong cách tổ chức iệc Prom thành công.
Tham khảo thêm >> Các địa điểm cho thuê hồ bơi tổ chức tiệc tại TPHCM uy tín
Chọn địa điểm tổ chức phù hợp
Thường các buổi tiệc Prom sẽ được tổ chức ngay trong ngôi trường mọi người theo học. Lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức tiệc prom cần đáp ứng được điều kiện đủ rộng và phù hợp với số khách mời đã lên kế hoạch.
Là một sự kiện giải trí với nhiều hoạt động vui nhộn hướng tới đối tượng là các bạn trẻ. Mọi người nên chọn không gian rộng rãi giúp buổi tiệc prom diễn ra hoàn hảo và tạo cảm giác thoải mái hơn.
Trong trường hợp không gian trường học không phù hợp hoặc quá nhỏ để tổ chức tiệc, bạn có thể:
- Thuê một quán cafe nào đấy có không gian rộng, đủ chỗ ngồi và vui chơi.
- Hoặc thuê một sân vận động cỡ vừa.
Lưu ý: Chi phí thuê ngoài khá đắt và các bạn cần cân nhắc thêm về giá thuê để phù hợp với ngân sách.
Cách tổ chức tiệc Prom thông qua chọn chủ đề phù hợp
Tìm chủ đề để lên kế hoạch tổ chức một sự kiện hoàn chỉnh là vô cùng quan trọng. Đối với cách tổ chức tiệc Prom sao cho hiệu quả thì lên ý tưởng về phong cách buổi tiệc, trang trí, trang phục là điều cần thiết. Chủ đề có thể được xem như là linh hồn của một buổi tiệc nào đó.
Sau mỗi một khóa học sinh sinh viên chuẩn bị ra trường đều có không ít kỷ niệm trong suốt thời gian học tập dưới mái trường. Chính vì thế chủ đề của bạn phải thể hiện được nét đặc trưng của từng niên khóa. Hơn thế nữa chủ đề đó cũng cần phù hợp với không gian, sở thích của mọi người.
Trang trí cho prom
Đây là phần không thể thiếu trong một bữa tiệc prom và cần được chuẩn bị từ trước. Nếu bạn đang dự định tổ chức tại nhà hàng có thể tham khảo qua về dịch vụ trang trí tiệc. Nếu dự định tổ chức tại các sân vận động cỡ vừa, hay trong nhà trường thì các bạn sẽ cần đến đội ngũ trang trí tiệc chuyên nghiệp.
Xây dựng menu ăn uống
Không phải ai cũng có đủ thời gian, kinh nghiệm, tay nghề để tự mình chuẩn bị thức ăn cho toàn bộ buổi tiệc. Thay vào đó các bạn nên lựa chọn các đơn vị tổ chức tiệc uy tín để có những menu ăn uống thơm ngon, đảm bảo chất lượng và cả mặt thẩm mỹ.
Lên kế hoạch các hoạt động sẽ diễn ra trong prom
Cách tổ chức tiệc Prom sao cho ấn tượng thì việc lên kế hoạch chi tiết chính là chìa khóa quan trọng nhất.
Bạn có thể tham khảo một vài dự án prom chuyên nghiệp. Từ đó rút ra kinh nghiệm cho mình và sáng tạo nên những ý tưởng mới, độc đáo, hấp dẫn. Hãy dựa theo chủ đề của prom để xác định các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi tiệc đó.
Cách tổ chức tiệc Prom thông qua chuẩn bị hệ thống âm thanh ánh sáng
Âm thanh ánh sáng chiếm đến 70% sự thành công của một buổi sự kiện, cụ thể là buổi tiệc prom. Hãy tưởng tượng xem bạn đã chuẩn bị trơn chu mọi thứ từ kịch bản, khách mời, cho đến menu đãi tiệc nhưng hệ thống âm thanh ánh sáng không hoạt động tốt hay như mong đợi. Điều này gây ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của mọi người tham gia lúc đó. Có thể họ sẽ không còn cảm thấy hứng thú với buổi tiệc nữa.
Đừng để prom party của bạn bị gián đoạn vì bất cứ nguyên nhân nào. Hãy tìm đến những địa chỉ uy tín chuyên cho thuê âm thanh ánh sáng nhé.
Tổng duyệt chương trình
Các tiết mục múa hát hay các phần thi, trò chơi là những phần không thể thiếu trong buổi tiệc Prom. Hãy chuẩn bị một cách thật kỹ lưỡng và đừng quên tiến hành tổng duyệt trước các tiết mục, để mọi phần trình diễn trở nên hoàn hảo nhất.
Các trò chơi với format cố định nhưng nếu chưa quen thì người dẫn chương trình rất có thể bị mắc lỗi trên sân khấu. Chính vì thế các hoạt động sự kiện đều cần được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi bước thời gian diễn ra chính thức.
Lưu ý khi tổ chức Prom
Khi tổ chức Prom (đêm vũ hội cuối năm cho học sinh trung học), cần lưu ý một số điều sau để đảm bảo một sự kiện thú vị và an toàn cho mọi người tham dự.
- Chọn địa điểm phù hợp và an toàn, có đủ không gian cho tất cả các hoạt động.
- Lập kế hoạch về thời gian, chương trình, và hoạt động giải trí phù hợp với sở thích của học sinh.
- Đồng thời, đảm bảo rằng các hoạt động giải trí như nhạc sống, DJ, hoặc các trò chơi được tổ chức một cách an toàn và thú vị.
- Cung cấp thực đơn phong phú và đa dạng, bao gồm cả các lựa chọn ăn uống cho những người có nhu cầu đặc biệt.
- Đảm bảo an ninh và an toàn cho tất cả các bạn trẻ tham dự bằng cách có đội ngũ an ninh chuyên nghiệp và các biện pháp phòng ngừa để đảm bảo không có rủi ro về an toàn trong sự kiện.
>>> Xem thêm:
Trên đây là mọi kinh nghiệm hữu ích về cách tổ chức tiệc Prom hiệu quả, đáng nhớ. Mọi người cùng tham khảo và liên hệ đến Tiệc Sài Gòn nếu cần tư vấn về dịch vụ đặt tiệc Buffet, BBQ, Tea break…uy tín, chất lượng nhé.
